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2010·ABR·28, ed. 2010·JUL·27

El contenido de este sitio web está dedicado al software de colaboración, preferentemente software libre de código abierto (free open source software) y en primer lugar a los sistemas ERP. Un sistema ERP es una infraestructura integral de software en la que se definen las características concretas de la empresa, llamadas procesos o flujos, cualquiera que sea la organización:

• de cualquier tipo: compañía, grupo empresarial, administración pública o asociación benéfica;
• de cualquier tamaño: desde un autónomo a una gran empresa;
• operar en cualquier ámbito: desde local hasta multinacional;
• y de cualquier sector: sanidad, químicas, agropecuarias, turismo, casa de subastas, etc.

Una vez implementado el sistema ERP (configurado o parametrizado), el resultado es un software de gestión integral, completo y a medida de la empresa, minimizando la necesidad de usar otro software. Durante más de diez años hemos estado estudiando y probando sistemas ERP. Los sistemas ERP provienen del ámbito militar y llegaron al mundo civil en la década de los 70; en abril de 1997, el estado de los sistemas ERP era el que mostraba el famoso cuadrante de la prestigiosa consultura Gartner (www.gartner.com):

Desde entonces, a los más conocidos como SAP R/3, Baan, Oracle, Peoplesoft (comprado por Oracle en 2004), J.D.Edwards (comprado por Oracle), etc., se han unido otros como SAP Business One (para negocios unipersonales, antes mySAP All in One), Dynamics AX (resultado de la adquisición por parte de Microsoft de Axapta, localización U.S. del software danés Concorde), Dynamics NAV (resultado de la adquisición por parte de Microsoft de Navision, software para pequeña empresa de la compañía danesa del mismo nombre), Dynamics SL (Solomon), etc. y han nacido desarrollos libres como Compiere en 1999 (y sus bifurcaciones Xpertya en 2001-04 y openXpertya en 2005, Adempiere en 2006, y Open Bravo en 2006), ERP5, Open ERP en 2008 (antes Tiny ERP), etc.

En 2005, Gartner publicó que harían falta 5 años para que el uso de sistemas ERP libres en la infraestructura IT de la empresa se conviertiera en la tendencia principal, pero una encuesta realizada en 2008 reveló que el 85% de la empresas ya usaban software libre y que el 15% restante esperaban hacerlo en los siguientes 12 meses, incluyendo ERP y CRM, Análisis y Servicios al Cliente, Administración y Finanzas, Ventas y Marketing, Análisis de negocio e integración de la empresa.

La elección de un sistema ERP es crucial para la organización, pero no resulta sencilla; de ahí que en España como en el mundo, los distintos sistemas sean sometidos a un continuo seguimiento y análisis:

• Interés en los distintos ERP Libres según Google trends, el analizador de tendencias de Google.
• Resultados comparativos de una encuesta de opinión de varios ERP: http://www.evaluation-matrix.com
• "Especial Sistemas ERP en la Empresa Española. Conclusiones del estudio Aplicaciones Corporativas. Situación en España y tendencias futuras."
  PwC, IESE, eb center, Realizado en colaboración con Grupo Penteo.
  Octubre de 2003.
  http://www.ebcenter.org/content/informes/EspecialSistERPesp.htm
• "Implantación de un ERP y una plataforma e-commerce de software libre para el desarrollo web de una empresa."
  Proyecto de fin de carrera de Carles Batlle Ponce dirigido por Margarita Moltó Aribau y Joan Picanyol i Puig.
  Septiembre de 2009.
• "Estudio para la implantación de un ERP en una empresa textil."
  Memoria del proyecto de fin de carrera de Antonio Aguilar Sánchez dirigido por Josep Maria Sánchez Castelló.
  Junio de 2009.
• http://www.sisdoma.es/noticiassoft.html

Si aún no está familiarizado con los sistemas ERP puede comenzar por ver la siguiente presentación, que, ilustrando un posible ejemplo de despliegue de Open ERP en una empresa ficticia, resulta bastante esclarecedora como introducción a los sistemas ERP en general y en concreto a Open ERP: El efecto Open ERP. Una idea más concreta de lo que es un sistema ERP, la ofrece la siguiente relación de conceptos y tecnologías de la información que han ido integrándose en este modelo de sistema de gestión que mejora la productividad y rentabilidad de negocios, empresas y organizaciones de todo tipo.

• e-Business
  • ERP (Enterprise Resource Planning), planificación de los recursos empresariales.
    • BPM (Business Process Management), gestión de procesos de la empresa o ingeniería de procesos.
    • MRP (Material Requirements Planning), planificación de requisitos de materias primas.
    • MRP II, planificación de la planta de producción.
      • MES (Manufacturing Execution System)
    • Gestión y planificación financiera.
  • CRM (Customer Relationship Management), gestión de las relaciones con los clientes.
    • SFA (Sales Forces Automation) Automatización comercial de ventas.
  • SCM (Supply Chain Management), gestión de la cadena de suministro.
    • LMS (Labor Management System)
  • BI (Business Inteligence), inteligencia empresarial.
  • DMS (Document Management System), gestión de documentos.
  • KM (Knowledge Management), gestión del conocimiento.
  • HRM (Human Resource Management), gestión de recursos humanos.
  • HCM (Human Capital Management), gestión del capital humano.
  • Workforce Analytics, analítica de la mano de obra, unión de HRM y BI.
  • PLM (Product Lifecycle Management), gestión del ciclo de vida de los productos.
  • EDI (Electronic Data Interchange), estándar de intercambio de documentación electrónica.
    • e-Factura o Factura electrónica.
  • e-Commerce, comercio electrónico, que ha de soportar:
    • B2B (Business to Business), comunicaciones electrónicas de empresa a empresa.
    • B2C (Business to Consumer), comunicaciones electrónicas de empresa al público.
    • PKI (Public Key Infrastructure), infraestructura de clave pública que consta de tres jugadores: remitente, destinatario y auditor garante.
    • ...

Relativamente pocas empresas disponen de un verdadero sistema ERP, no todas están preparadas para asumir tal despliegue y muchas ni se lo han planteado, por lo que también son de interés otros sistemas de colaboración como:

• los clasificados bajo la categoría Groupware, que permiten administrar, compartir y delegar el correo, contactos, agenda (calendario), lista de tareas (To-Do, GTD, gestión del tiempo), etc. ya sea personal (PIM) o corporativo;
• los sistemas de control de revisiones o versiones (SCM), que permiten a diversos autores trabajar en un mismo proyecto, ya sea un libro o el código fuente de un programa de software;
• los sistemas de gestión de contenidos (CMS), que facilitan la creación de contenido web a múltiples usuarios clasificados según el papel que desempeñan (rol);
• sistemas similares más sencillos como las Wikis o los Blogs, en español bitácoras, que son una especie de diario personal orientado a la creación personal pero que también otorga valor a la interacción con el resto del grupo mediante comentarios y suscripciones (sindicaciones).

Son sólo unos ejemplos, suficientes para intuir un cierto solapamiento de funciones, a veces completo, como en el caso de los CMS que suelen incluir un sistema de blogs.

Tan importante como la colaboración entre las personas y sedes de la compañía, es la relación con las restantes entidades, clientes y proveedores, gestorías y asesorías (nóminas, Seguridad Social, impuestos), el Estado y el público en general. Si no dispone de un sistema ERP o éste no incluye la funcionalidad necesaria para cubrir alguno de estos aspectos, es normal recurrir a algún otro software, por ejemplo, en el caso de sus relaciones con el público en general, sería algún software CRM, o de comercio electrónico u otro. Pero además de sus características como la estabilidad, disponibilidad, escalabilidad, seguridad, privacidad, etc. es importante la mayor integración posible con el resto del software, las relaciones entre todas las piezas de software, sistemas nuevos y heredados, es tan vital como las relaciones entre todos los elementos que acaban por definir la organización.

En el caso del público usamos el término conversiones: convertir público en clientes potenciales (prospects) y éstos en clientes.

A la hora de hacer una elección nos encontramos con demasiada información a analizar, distintos sistemas y funciones; y diversos planteamientos, el tipo de licencia (libres, propietarios o a medida); la tecnología que requieren y en la que están basados (plataforma, RDBMS, etc.), mantenimiento (mantenidos por nuestro personal, una empresa externa o arrendados como servicio SOA SaaS); y a su vez hay que evaluar esos requisitos con las mismas consideraciones. Por último, ante sistemas muy parecidos, sólo un análisis más profundo podría fundamentar una elección racional.

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