Introducción a Open ERP

2010·MAR·05, ed. 2010·ABR·13

Conectando a Open ERP

OpenERP dispone de dos tipos de aplicación cliente que conectan con el servidor: el cliente GTK y el cliente web.

Contraseñas

OpenERP dispone de tres categorías o niveles de contraseña: la del super administrador (para todas las compañías), las de los administradores (miembros del grupo admin de cada compañía) y las de los usuarios.

El usuario puede cambiar su propia contraseña, por lo que conviene tomar medidas, como una directiva escrita, para prevenir que sean demasiado débiles.

Existe un módulo que permite usar LDAP.

Roles, Grupos y Usuarios

• Los grupos se utilizan para definir permisos de acceso en cada pantalla y menú. Usuarios y grupos proveen la estructura para especificar derechos de acceso a distintos menús y documentos. Su configuración responde a la pregunta ¿Quién tiene acceso a qué?
• Los roles se utilizan para definir las acciones disponibles, que son proporcionadas por los flujos. Los roles son usados en procesos de negocio para permitir o bloquear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un documento dado. Por ejemplo, puede asignar el rol de aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta ¿Quién debería hacer qué?

A lo largo de Open ERP: menús, acciones, listados, formularios, campos, etc.

Los menús, opciones, campos, etc. que muestra OpenERP dependen primero de los módulos instalados y después de los permisos de acceso del usuario; si el usuario no tiene acceso a un menú, OpenERP considera que no tiene sentido mostrarlo; pero esto no significa que el sistema de seguridad consista simplemente en ocultarlo.

Interfaz Simplificada e Interfaz Extendida

La interfaz de OpenERP se puede configurar de dos modos: Simplificada y Extendida. La Interfaz Simplificada oculta los campos y acciones menos usados.

Multinacionales e Idiomas

El usuario puede elegir su idioma de trabajo pero previamente el sistema debe haber sido cargado con otros idiomas para que existan idiomas alternativos al inglés; actualmente más de veinte. La versión base de OpenERP está traducida a los siguientes idiomas: Inglés, Alemán, Chino, Español, Italiano, Húngaro, Holandés, Portugués, Rumano, Sueco y Checo. Pero también hay disponibles otros idiomas: Árabe, Afgano, Austriaco, Búlgaro, Indonés, Finlandés, Tailandés, Turco y Vietnamita.

Multinacionales y zonas horarias

Si existen usuarios en diferentes países, cada usuario puede configurar su propia zona horaria. La hora que se muestra es la local del usuario, pero se guarda la local del servidor, de forma que si un usuario en China establece su horario de trabajo de 9 a 6 y otro usuario en España desea concertar una reunión con él, el horario del usuario en China se muestra al usuario español convertido a la hora de España.

Multinacionales y Monedas

OpenERP trabaja simultáneamente con todas las monedas: EUR, USD, GBP, CAD, CNY, IDR, etc.

Fecha de aviso (Trigger dates)

Puede enviar mensajes con una fecha futura. Esta solicitud no aparecerá en la lista de espera del receptor hasta la fecha indicada. Este mecanismo es muy útil para configurar alertas ante un evento importante.

Empresas

En OpenERP, una empresa representa una entidad con la que hacer negocios. Puede ser un cliente, un proveedor, ambas cosas o ninguna; y también un cliente potencial e incluso un empleado de la compañía.

Cada empresa comprende una o más delegaciones (direcciones) o contactos; podemos instalar el módulo base_contact para manejar contactos relacionados con distintas delegaciones e incluso distintas empresas.

Categorías de Empresas del sistema y definidas por el usuario.

Existen dos tipos de categorías de empresas: las categorías del sistema y las definidas por el usuario. Las categorías del sistema son 4: cliente, proveedor, ambas cosas y ninguna. Están diseñadas para permitir a OpenERP seleccionar rápidamente lo que debería aparecer en algunas de las listas de selección desplegables del sistema. Y por tanto, es necesario rellenarlas correctamente.

Las categorías de empresas definidas por el usuario son jerárquicas y no tienen más efecto que permitir clasificar las empresas según la relación que mantiene con ellas (cliente, cliente potencial, proveedor, etc.). Una empresa puede pertenecer a diversas categorías y a cualquier nivel. Algunas estructuras usadas con frecuencia son las siguientes:

• Localizaciones geográficas.
• Intereses en ciertas líneas de productos.
• Subscripciones a boletines de noticias.
• Tipo de industria.

Contabilidad

La Contabilidad está totalmente integrada en todos los procesos y funciones de la compañía, tanto la contabilidad general (o contabilidad financiera) como la analítica, la presupuestaria y la auxiliar. La función contable de OpenERP es de doble entrada y soporta múltiples divisiones de la compañía y múltiples compañías, así como múltiples monedas e idiomas. La mayoría de entradas son generadas automáticamente al procesar otros documentos. OpenERP es un sistema de dato único. La contabilidad de OpenERP no es sólo para informes financieros, sino también el punto de anclaje de muchos de los procesos de administración de la compañía. La contabilidad analítica integrada permite la administración por actividad o proyecto de negocio y ofrece niveles de análisis muy detallados para controlar sus operaciones basándose en necesidades de administración de negocio, en lugar de cuadros de cuentas que generalmente concuerdan sólo con requisitos legales.

Cuadros de Cuentas

OpenERP permite usar varios cuadros de cuentas en paralelo, no sólo para abrazar el concepto de multicompañía, también para una única empresa. Puede poner sus cuentas en distintos cuadros, con diversas disposiciones para impuestos y amortizaciones, agrupadas de forma diferente para ajustarse a diversas necesidades.

Tipos de Cuentas: Tipos Internos del sistema y Tipos definidos por el usuario

Muchos software de gestión y la mayoría de programas de contabilidad definen tan sólo dos tipos de cuenta según lo que nos interese de ellas sea:

1. El Saldo al término de un período.
2. Los Movimientos a lo largo de un intervalo de tiempo.

Estos dos tipos de cuenta corresponden:

1. El primero, a las cuentas del Balance o Balance de Situación, en inglés Balance Sheet, que traducido literalmente sería hoja de saldos;
2. Y el segundo a la Cuenta de Resultados, antes de 2008 llamada de Pérdidas y Ganancias, en inglés Profit & Loss o también Income Statement o también Statement of Operations, que significa estado de la cuenta de ingresos y estado de la cuenta de operaciones, respectivamente.

Las cuentas del primer tipo serían las de los grupos 1 a 5, mientras que las de los grupos 6 a 9 serían del segundo tipo.

Los sistemas ERP van un poco más lejos definiendo 4 ó 5 tipos de cuentas que también le resultarán familiares:

1. O, Owned, Patrimonio
2. L, Liability, Pasivo
3. A, Assets, Activo
4. R, Results, Resultados
5. M, se trata de cuentas para procesos automáticos o cuentas AA que no son de aplicación en España.

OpenERP define 6 tipos de cuenta internos y permite al usuario definir sus propios "Tipos de cuenta definidos por el usuario"; tantos como necesite.

Los 6 tipos internos son:

1. Vista (View)
2. A Pagar (Payable)
3. A Cobrar (Receivable)
4. Cerrada (Closed)
5. Consolidación (Consolidation)
6. Otros (Others)

En principio, el tipo Vista es lo que nosotros llamamos grupos, no tienen movimientos propios sino que se trata de subtotales o suma de los movimientos de las cuentas del grupo; en el listado de las cuentas se presentan de color azul. Además de estos tipos internos, el usuario ha de definir sus tipos de cuentas (account_account_type) porque al crear una cuenta hay que establecer su tipo, tanto el interno como el definido por el usuario.

Los tipos definidos por el usuario son los que necesite. En un caso real normal, se definirán 9, 10 ú 11 tipos de cuentas definidas por el usuario. Tener un tipo definido de más no molesta. En el módulo del Cuadro Español que se distribuye en el paquete de software no se incluye el tipo Existencias. Antes de crear cuentas del Grupo 3 Existencias, deberíamos pensar si crear el tipo o asignarlas a uno de los ya existentes (los 9 primeros). Como en la mayoría de los programas, hay que establecer el signo de la cuenta para el subtotal en presentación de informes. En este caso todos los tipos son positivos. También para la presentación de informes hay que establecer una secuencia, el orden del listado. En este caso todas en principio son secuencia 5 (el orden natural), de forma que si queremos que una cuenta aparezca la primera basta con asignarle un número de secuencia inferior a 5. En OpenERP también podemos asignar una cuenta a una empresa como un cliente o proveedor; las cuentas de empresa son las que irá creando el usuario final para sus proveedores y clientes concretos, pero esto se irá configurando a medida que vayamos dando de alta las empresas, así que en principio se comienza con ninguna como cuenta de empresa.

	Nombre	Referencia	Método de Cierre
1	Vista	vista (view)	none
2	Ingresos	ingresos (income)	none
3	Gastos	gastos (expense)	none
4	Financieras (Tesorería, Caja)	financieras (cash)	balance
5	Terceros - A Cobrar	porcobrar (receivable)	unreconciled
6	Terceros - A Pagar	porpagar (payable)	unreconciled
7	Impuestos	impuestos (tax)	unreconciled
8	Inmobilizado (Activos)	inmo (asset)	balance
9	Capital (Patrimonio neto)	capital (equity)	balance
10	Existencias	stock	balance

Errores al configurar las cuentas y sus propiedades

Es fácil cometer errores al configurar las cuentas y sus propiedades pero las consecuencias no se hacen evidentes de forma inmediata. Lo más probable es que descubra los errores al intentar hacer un pedido de Compra ó Venta donde las cuentas son campos obligatorios, ó, si es diligente, al configurar Empresas.

Si configura las cuentas correctamente, los campos se completarán automáticamente en los pedidos de Compras y Ventas de forma transparente. Pero si no, será imposible guardar un pedido hasta haber corregido el problema o hasta que indique las cuentas manualmente.

Como esta configuración es bastante tediosa, sería mejor encontrar un Cuadro de Cuentas certificado que ya esté configurado para satisfacer sus necesidades, en el caso de que exista uno.

Errores al configurar diarios

También es fácil cometer errores al configurar los diarios y las consecuencias tampoco son evidentes inmediatamente. Casi siempre los errores se descubren al crear una factura (lo que ocurre en diferentes puntos del proceso en función de la configuración). Por ejemplo, validar un Pedido de Compra crea un borrador de la factura donde se requiere un diario.

Como con las cuentas y propiedades, si los configura correctamente desde el principio, entonces los campos serán rellenados automáticamente y no tendrá que preocuparse. Si no, habrá errores con el formulario de pedido o su correspondiente borrador de factura hasta que haya corregido el problema o seleccione el diario de forma manual.

Impuestos

OpenERP dispone Cuadros de Impuestos análogos a los Cuadro de Cuentas, es decir, estructuras jerárquicas en forma de árbol sólo para impuestos y tantos como necesite, que puede configurar a voluntad y re-estructurar, sin perjuicio de seguir usando el cuadro de cuentas como suele ser habitual cuando no se dispone de una herramienta tan avanzada. Por tanto, no es necesario administrar distintas cuentas contables en función del tipo de venta y el tipo de impuesto, es posible asignar sólo una parte de la transacción del impuesto y no estará limitado al balance de un período específico. El mecanismo de impuestos puede también usarse para manejar otras transacciones financieras similares a los impuestos, como derechos de autor o comisiones de ventas basadas en el valor de las transacciones a través de una cuenta. Se pueden configurar tantos impuestos como desee y también impuesto sobre impuesto con tantos niveles como desee. Se pueden usar impuestos porcentaje y fijos, predeterminados o específicos, para categorías de productos, específicos del producto, empresas, etc. y expresados en las facturas, incluidos en el precio u ocultos. La declaración de impuestos se genera automáticamente a partir de las facturas. En algunos países, los impuestos pueden ser calculados en función de los pagos recibidos en lugar de las facturas emitidas, OpenERP permite ambos planteamientos al seleccionar un período: Basar en Pagos ó Basar en Facturas.

Algunos módulos que amplían la funcionalidad en algún sentido son:

• report_intrastat, para declaraciones de bienes enviados y recibidos de otros países.
• import_export, para una contabilidad de impuestos basada en ubicaciones: Local, Europa, Extracomunitario.
• account_simulation, para simular balances de sumas y saldos con diferentes métodos de amortización como IFRS o el método francés.
• account_reporting, de informes configurables en formatos legales.

Tableros

Los tableros proveen una vista general de toda la información importante para el usuario en una sola página. El menú Tableros ofrece acceso a tablones predefinidos de Administración Financiera, Fabricación y Administración de Proyectos. A diferencia de la mayoría de sistemas ERP y de los clásicos sistemas con una base estática, OpenERP puede proveer tableros a todos los usuarios del sistema y no solamente a unos pocos selectos como directores y contables. Los tableros son dinámicos, lo que le permite navegar fácilmente a lo largo de toda la base de información. OpenERP contiene un editor de tableros que le permite construir su propio tablero con unos pocos clics para ajustarse a sus necesidades específicas .

Productos

En OpenERP, producto significa una materia prima en bruto, un producto almacenable, un consumible o un servicio. Se puede trabajar con productos enteros o con plantillas que separan la definición de productos y variantes (p.e., tallas, colores, presentaciones, etc.). Las variantes pueden estar en una dimensión o más si instala el módulo product_variant_multi que tendrá que comprobar si está actualizado para la versión 5. Hay muchos módulos opcionales para extender la funcionalidad de producto en el sitio web de OpenERP como:

• membership : para administrar las subscripciones de los miembros de una compañía.
• product_electronic : para administrar productos electrónicos.
• product_extended : para administrar costes de producción.
• product_expiry : para productos agro alimentarios donde los artículos deben ser retirados después de un cierto período.
• product_lot_foundry : para administrar productos de metal forjado.

Consumibles

En OpenERP, un consumible es un producto físico que es tratado como producto almacenable excepto que la administración de existencias no es tenida en cuenta por el sistema. Podría comprarlo, entregarlo o producirlo pero OpenERP asumirá siempre que hay suficiente en el almacén. Nunca disparará una excepción de contratación para procurarlo.

Manejando unidades de medida dobles

Toda la gestión de las existencias puede ser llevada a cabo con dobles unidades de medida (UDM y UDV Unidad de Venta). Por ejemplo una compañía agroalimentaria puede almacenar y vender jamón por piezas pero comprarlo y valorarlo al peso. No existe una relación directa entre estas dos unidades de modo que es necesaria una operación de ponderación.

Esta funcionalidad es crucial en la industria agroalimentaria y puede ser igualmente importante en fabricación, químicas y muchas otras industrias.

Listas de Precios

Las listas de precios (Productos ‣ Listas de Precios) determinan los precios de compra y venta y ajustes derivados del uso de diferentes monedas. Las listas de precios son extremadamente flexibles y permiten poner en marcha una completa política de gestión de precios. Se componen de reglas simples que permiten construir un conjunto de reglas para las situaciones más complejas: múltiples descuentos, precios de venta basados en precios de compra, reducciones de precios, promociones en rangos enteros de productos y otras.

Existencias e Inventario

La administración de las existencias es, como la contabilidad, de doble entrada. De esta forma las existencias no aparecen y desaparecen de un almacén por arte de magia, sólo se mueven de un lugar a otro. Y, exactamente como la contabilidad, tal sistema de doble entrada ofrece grandes ventajas cuando se trata de auditar las existencias porque cada artículo perdido tiene una contrapartida en algún sitio.

La mayoría de software de administración de existencias se limita a generar listas de productos en almacenes. Gracias al sistema de doble entrada, OpenERP administra automáticamente las existencias de clientes y también de proveedores, lo cual tiene muchas ventajas: trazabilidad completa desde el proveedor al cliente, administración de existencias consignadas, y análisis de movimientos de existencias de contrapartida.

Además, justo como la cuentas, las ubicaciones de existencias son jerárquicas, así que se pueden realizar análisis a diferentes niveles de detalle.

Las órdenes de embalaje y entregas son normalmente definidas automáticamente mediante el cálculo de requerimientos basado en las ventas. El personal de los almacenes y/o tiendas utiliza listas de recogida generadas por OpenERP, producidas automáticamente en orden de prioridad.

El sistema le permite:

• Definir los almacenes y estructurarlos a partir de ubicaciones y disposiciones a su elección.
• Administrar la rotación de inventario y niveles de existencias.
• Ejecutar órdenes de embalaje generadas por el sistema.
• Ejecutar entregas con notas de entrega y calcular gastos de transporte.
• Administrar lotes y números de serie para su trazabilidad.
• Calcular niveles de existencias teóricos y automatizar la valoración de inventario.
• Crear reglas para reposición automática de existencias.

Valoración de Existencias

Si desea una valoración de existencias en tiempo real sincronizada con los movimientos de existencias, debe asignar una cuenta a cada ubicación de existencias. Cuando se produzcan entradas y salidas de productos en cada ubicación, OpenERP generará apuntes contables para esa ubicación, que estarán definidos por la configuración de los productos (y una valoración de existencias que podrá estar basada en Precio de Coste o Precio Medio). Esta funcionalidad no está disponible en versiones anteriores de OpenERP.

Por ejemplo, si asigna una cuenta a la ubicación del Proveedor podrá ver el valor de las existencias que ha tomado del proveedor. Sus contenidos pueden ser valorados en sus cuentas y ello puede gestionar el inventario en consigna.

Trazabilidad en doble entrada

OpenERP opera en un esquema de transferencia de existencias de doble entrada similar a la contabilidad de doble entrada. Gracias a ello se pueden llevar a cabo varios análisis de niveles (cantidades) de existencias en los almacenes junto con los correspondientes niveles en la ubicación del proveedor. El sistema de doble entrada, análogo al de la contabilidad, permite llevar un seguimiento de los movimientos de existencias con enorme facilidad y resolver cualquier error que pudiera ocurrir.

Ejecutando Acciones Programadas

En el momento de recibir un Pedido de Venta deben reservarse los productos de dicho pedido y actualizarse las necesidades de existencias. Periódicamente tiene lugar una actividad de reserva de existencias que calcula las necesidades teniendo en cuenta las prioridades de los clientes. El cálculo puede iniciarse desde el menú Fabricación ‣ Calcular Todas las Programaciones. Al hacerlo se reservan los productos automáticamente.

Si en lugar de tener que trabajar con necesidades de existencias prefiere tener un flujo de trabajo más sencillo y directo, puede instalar el módulo mrp_jit (Just In Time).

CRM y SRM, Administración de las relaciones con clientes y proveedores

OpenERP utiliza el concepto de "caso" para tratar de forma arbitraria diferentes tipos de relaciones, cada una derivada de un método genérico. Puede usarse para todo tipo de comunicaciones como consulta de pedidos, problemas de calidad, administración de un centro de atención al cliente (call center), seguimiento o traza de registros, solicitudes de asistencia (soporte o helpdesk) y ofertas de empleo.

OpenERP asegura que cada caso es tratado efectivamente por los usuarios del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar un caso automáticamente, rastrearlo, enviar recordatorios por correo electrónico y causar otra documentación y procesos de OpenERP.

Todas las operaciones son archivadas, y una puerta de enlace de correo electrónico permite actualizar un caso automáticamente a partir de correos enviados y recibidos.

Además, el CRM y SRM de OpenERP tiene herramientas para mejorar la productividad de todo el personal en su trabajo diario:

• un editor de documentos que interactúa con OpenOffice.org,
• interfaces para sinconizar sus contactos y Outlook Calendar con OpenERP,
• un plugin de Outlook que permite guardar automáticamente los correos con sus adjuntos en un Sistema de Gestión Documental integrado con OpenERP.
• un portal para proveedores y clientes que les permite acceder a ciertos datos del sistema.

Recursos Humanos

Los módulos de Administración de Recursos Humanos de OpenERP ofrecen funciones como:

• administración del personal y el calendario de vacaciones,
• administración de los contratos de los empleados,
• administración de beneficios,
• administración de bajas por vacaciones y enfermedad,
• administración de procesos de demanda,
• administración del rendimiento del personal,
• administración de habilidades y competencias (capacidad).

La mayoría de estas funciones son facilitadas por módulos opcionales.

En obras, continuará ...

OpenERP es un auténtico ERP y por tanto dispone de gestión de procesos y como es un ERP completo, la cantidad de funciones es enorme, incluyendo Gestión de Compras, Proyectos, Fabricación, Ventas, Documental, etc.

Además, existe una gran cantidad de módulos de terceros que extienden la funcionalidad de OpenERP.