Primeros Pasos con Open ERP 5

2010·MAR·05, ed. 2010·JUN·01 © Javier de Lorenzo-Cáceres · Derechos Reservados

La Pantalla Principal

Los sistemas ERP son conocidos por su complejidad y por el tiempo que lleva aprender a usarlos, por tanto, es natural una cierta aprehensión inicial al sentarse ante el ordenador y conectarse a Open ERP; después de todo, se trata de sistemas de planificación de recursos empresariales, capaces de administrar la mayoría de los elementos de empresas multinacionales, por lo que necesariamente deberán ser complicados ¿no es verdad?

Pero si ésa es la norma, Open ERP es la excepción. Open ERP 5 es el sistema ERP más intuitivo y fácil de aprender; especialmente si está familiarizado con los conceptos básicos de bases de datos como tabla, registro, campo, consulta, formulario, informe, índice, clave, etc.

La lectura de este texto será más efectiva si dispone de acceso web a un servidor Open ERP. Para tener acceso web a un servidor Open ERP, hay varias opciones:

• Puede instalar el servidor y el cliente en un ordenador a su disposición, incluso un portátil.
• Puede instalar el servidor en un proveedor de servicios a su disposición: dedicado, compartido o en la nube.
• Puede usar un servidor de demostración gratuito como los siguientes:
  • Una demo de usuario completo: http://demoerp.excale.es:8080/ (usuario: demo_es; contraseña: demo).
  • Una demo con funciones según usuario: https://openerp.zikzakmedia.com (usuarios: demobase, demoventas, democompras y democonta; contraseña: igual que el usuario), las instrucciones están en http://www.openerpsite.com/tag/demo-erp-castellano.
  • Las demos oficiales, siete diferentes perfiles de compañía, en inglés y francés: http://www.openerp.com/discover/demonstration.html
• Puede usar un servidor Open ERP no gratuito compartido, con una selección de módulos genérica. Si está interesado en esta opción puede contratarnos este servicio a un coste muy económico.
• Puede usar un servidor Open ERP no gratuito compartido, con una selección de módulos a medida. Si está interesado en esta opción puede contratarnos este servicio a un coste muy económico, aunque no tanto como la opción anterior.
• Puede usar un servidor Open ERP no gratuito exclusivo, con una selección de módulos genérica.
• Puede usar un servidor Open ERP no gratuito exclusivo, con una selección de módulos a medida.

Evite usar el navegador Microsoft Internet Explorer 8. Puede probar con cualquier otro: Firefox, Opera, Chrome o Safari; mejor Firefox. Hemos encontrado errores en IE8 al enviar strings (cadenas literales, cadenas alfanuméricas) al servidor, por ejemplo al seleccionar la cuenta contable para una empresa, producto o impuesto, en la ventana emergente donde se supone que debemos seleccionarla no funcionan los controles y da un error grave. Como Open ERP se actualiza cada mes es muy probable que pueda usar IE igualmente.

En las referencias a los objetos del programa usaremos términos según nuestra traducción a español, la de AESE Civicom, así que pueden diferir un poco de otras traducciones a español incluida la oficial, lo cual no debería ser un problema, incluso si usa el programa en otro idioma.

Conectando a Open ERP

Conectar a Open ERP mediante el navegador es igual que visitar un sitio web: abrimos el navegador y vamos a la dirección web (uri, url) del servidor web de Open ERP que nos responderá solicitando nuestra credencial (usuario y contraseña) y la compañía en la que es válida, ya que puede haber varias compañías y cada una tiene sus propios usuarios.

El Menú Principal

Si la combinación "compañía/usuario/contraseña" es válida, al pulsar el botón "Entrar" el servidor Open ERP nos servirá nuestra "página de inicio" que puede ser "El Menú Principal" pero no tiene por qué; puede ser cualquier otra página que hayamos seleccionado como "página de inicio", aquella que más usemos, por ejemplo, un tablero.

Imagen 1. Menú Principal de Open ERP.

Los menús de Open ERP están organizados para guiarle a través de una implementación, en un orden razonable, de forma que la información que ha de entrarse primero se encuentre primero en el menú.

1. El Panel de Gestores

Dependiendo de los módulos instalados y sus permisos de acceso, el Panel de Gestores (1) muestra una serie de opciones cuya única función es seleccionar el menú que se mostrará a la derecha (2). Un fondo gris indica el gestor que está seleccionado, en la imagen 1 es "Gestión Financiera". La última de las opciones, "Administración", está reservada a los administradores de la compañía, los miembros del grupo admin.

2. El Menú del Gestor

Cada gestor tiene su propio menú dispuesto en una jerarquía de tantos niveles como sean necesarios. Para todos los gestores, la primera de las opciones es la Configuración (del gestor) que está reservada a los usuarios que pertenecen al grupo de administradores del gestor. Cada opción del menú tiene un icono que anticipa el tipo de acción que realiza:

Tipos de Comandos del Menú Principal

	Indica la existencia de un submenú. La única finalidad de estas flechas es desplegar y colapsar sucesivamente el submenú. Es el único icono que tiene una función propia (que es activo) ya que los otros iconos son sólo indicativos: hacer clic en ellos no tiene efecto alguno. A la derecha de la flecha siempre habrá otro icono inactivo y un texto activo. Casi siempre el icono inactivo a la derecha de una flecha será el que se explica a continuación, pero no siempre, vea en la imagen "Facturas".
	Las opciones marcadas con este icono tienen la misma función que las flechas anteriores, nada más que desplegar y colapsar el submenú, así que podemos considerar que los textos de estas opciones solamente aumentan el área donde hacer clic. Este icono siempre tendrá una flecha a su izquierda pero no todas las flechas tendrán este icono a su derecha, un ejemplo similar al citado "Facturas" lo tenemos en "Empresas ‣ Empresas": las flechas despliegan el submenú pero el texto ejecuta la acción de abrir la lista o tabla de empresas.
	Indica que se mostrará un listado (una tabla).
	Nos lleva a una vista jerárquica, un árbol.
	Accede en modo de edición a un formulario vacío, para crear un nuevo elemento de una tabla (una fila o registro).
	Imprimir un informe.
	Ejecutar una acción como puede ser un asistente para tareas de configuración y opciones específicas de un área concreta.
	Abrir un calendario.

3. La Barra de Atajos (accesos directos o accesos rápidos)

Es el espacio donde se sitúan los atajos que, para mayor comodidad, permiten ir directamente a los sitios más utilizados por el usuario. Los atajos son personales de cada usuario. En el extremo izquierdo de la barra y sobre fondo rojo hay un atajo permanente MENÚ que nos devuelve al menú principal. A continuación, sobre fondo negro, ATAJOS sirve para eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden en que se muestran de izquierda a derecha en la barra; pero no para crearlos. Al hacer clic en ATAJOS, Open ERP abre una tabla de los Atajos actuales que puede editar; vea la imagen 2. Si realiza cambios, es posible que tenga que finalizar la sesión (Salir) e iniciar otra (volver a Entrar) para que se reflejen los cambios. Por último, sobre fondo gris se van situando los atajos, en el caso de la imagen 1 el usuario tiene un sólo atajo: Modules; mientras que el usuario de la imagen 2 ha creado 3 atajos: Módulos, Plan Contable e Impuestos. No se pueden crear atajos a cualquier sitio; para crear un nuevo atajo, primero tenemos que llegar al sitio donde queremos que nos lleve el futuro atajo y veremos si en el lado derecho de la barra de atajos, aparece un botón llamado [AÑADIR A ATAJOS] que deberemos pulsar para crear el atajo; vea la barra de atajos de la imagen 3. Si no aparece este botón es porque no se puede crear un atajo a ese sitio concreto. Esto depende de que el sitio tenga definido la propiedad shortcut en el código del programa.

Los atajos son especialmente convenientes porque la web no fue diseñada para ejecutar aplicaciones y los botones "Ir a la página siguiente" e "Ir a la página anterior" del navegador (Adelante y Regresar en IE) deben evitarse cuando se trata de aplicaciones. En el caso de Open ERP, cada vez que vamos al menú tenemos que empezar de nuevo el recorrido y como su menú es bastante amplio, los atajos nos facilitarán un acceso más cómodo y rápido.

4. La Barra de Preferencias del Usuario

En la parte superior derecha del contenido del navegador tenemos la Barra de Preferencias del Usuario. Los elementos de esta barra son, de izquierda a derecha:

• Sobre fondo negro se muestra el nombre completo del usuario, no es el nombre de usuario de la credencial o cuenta de usuario. Su función es sólo indicativa.
• A continuación vienen 4 elementos sobre fondo rojo que sí tienen alguna función. El primero es Inicio y viene a ser algo así como el principal de los atajos, su atajo favorito, que debería estar configurado para llevarle al sitio que más utilice; y es especial porque al iniciar sesión (al entrar en el sistema) el sitio que se muestra en primer lugar es el que corresponde a este atajo, es decir, no tiene por qué ser el menú principal.
• Después viene Preferencias, que conduce al usuario a un formulario donde puede establecer su contraseña, su idioma, su zona horaria y su firma (para establecer cómo quiere que aparezca su nombre en los documentos). Dado que el usuario puede cambiar su propia contraseña, será conveniente tomar medidas, como una directiva escrita, para prevenir que sean demasiado débiles. La zona horaria indica a Open ERP la ubicación del usuario. Puede ser distinta a la localización del servidor y de otros usuarios. Todas las fechas/horas del sistema se guardan según la zona horaria del servidor y son convertidas automáticamente a la zona horaria del usuario.
• Luego tenemos Acerca (Acerca de Open ERP), con cierta información sobre el programa y sus autores. No es necesario haber iniciado sesión para acceder a esta información.
• Y por último, a la derecha del todo, tenemos el botón Salir que terminará la sesión (cerrar sesión) y que debemos acostumbrarnos a usar en lugar de cerrar la ventana o pestaña del navegador directamente.

5. El Sistema de Mensajes (solicitudes)

Justo debajo de la Barra del Usuario y encima de la Barra de Atajos se encuentra el sistema de mensajes de Open ERP (originalmente llamado "requests" y traducido como "solicitudes"), aquí encontramos las notificaciones como "No tiene mensajes" que sirven también de botón: haciendo clic accedemos al sistema de mensajes. Se trata de un sistema de comunicación interno (entre los usuarios de la compañía) a medio camino entre el correo electrónico y los sistemas de mensajería instantánea electrónicos. La forma de redactar mensajes es similar al correo electrónico (Destinatario, Asunto, Mensaje, Enlaces Adjuntos) pero los mensajes son guardados como conversaciones entre dos interlocutores, sólo dos. La interfaz no está muy lograda pero el sistema tiene la ventaja de poder hacer referencia a un máximo de dos documentos del sistema sin necesidad de copiarlos y adjuntarlos (de ahí lo de "Enlaces Adjuntos"). Al recibir un mensaje nos aparece una notificación y podemos contestarlo o dar por terminada la conversación; y cuando enviamos un mensaje nos aparece como mensaje pendiente (esperando respuesta por parte del interlocutor).

Primeros Pasos

En la Barra de Preferencias del Usuario haga clic en Preferencias; si hace algún cambio pulse "Guardar" pero si no hace cambios es mejor siempre hacer clic en "Cancelar"; el resultado final será casi el mismo pero el proceso que ha de realizar el servidor es muy distinto: escribir todo de nuevo y registrar la acción para el sistema de auditoría (commit transaction) o no hacer nada (roll-back transaction).

En la Barra de Preferencias del Usuario haga clic en "Acerca"; el menú principal ya no se muestra; para mostrarlo haga clic en MENÚ en la Barra de Atajos. Para notar la importancia de los Atajos podemos adentrarnos en los submenús y comprobar que no es posible regresar directamente a donde estábamos, por ejemplo: vamos a un submenú como "Gestión Financiera ‣ Declaraciones Oficiales ‣ Informes Genéricos"; entonces hacemos clic en "Acerca" y perdemos de vista el menú; ahora intentamos regresar; si hacemos clic en MENÚ volvemos a empezar en Empresas: hemos perdido el sitio. Y si lo intentamos con los botones de navegación del navegador (Ir a la página anterior en FF o Regresar en IE o Volver) tan sólo nos conserva el sitio del gestor pero no el sitio en su menú; y no conviene usar los botones del navegador que fueron diseñados para documentos, no para aplicaciones.

En el menú del gestor de Empresas use la flecha para desplegar el submenú Empresas y haga clic en "Clientes"; en el extremo derecho de la Barra de Atajos haga clic en el botón [AÑADIR A ATAJOS]. Haga lo mismo para "Proveedores". Ahora en la Barra de Atajos haga clic en ATAJOS; se trata de una Vista de Tabla de los atajos. Las Vistas de Tabla es lo primero que vamos ver a continuación "Open ERP, Primeros Pasos: Interfaces de los Objetos". Haga clic en MENÚ para volver al Menú Principal ó en "Salir" si ya es suficiente por ahora.

Interfaces de los Objetos

La Vista de Tabla, Listado o de Búsqueda

Las vistas o formularios de listado (tabla en realidad) de Open ERP se conocen también como Vistas de Búsqueda porque tienen un panel de búsqueda en su parte superior. Las vistas de tabla son todas muy similares entre sí, de modo que sólo tendrá que aprenderlas una vez. De hecho, en un sentido abstracto todas son exactamente iguales puesto que se basan en el mismo objeto, mientras que en un sentido más concreto pueden ser distintas: porque las propiedades del objeto pueden tomar diferentes valores, porque los métodos de los objetos pueden abstraerse y porque los objetos pueden alterarse usando las características de herencia y polimorfismo de los objetos.

En las vistas de tabla se distinguen 6 áreas de controles:

1. La cabecera de la tabla con los títulos de las columnas (campos)
2. El contenido de la tabla (filas o registros)
3. La Barra de Navegación
4. Un Panel de Botones
5. Un Panel de Búsqueda
6. La Barra de Título de la ventana (página web)

Imagen 2. Tabla de Atajos.

Imagen 3. Tabla de Impuestos.

1. La cabecera de la tabla con los títulos de las columnas

De izquierda a derecha tenemos sólo dos cosas:

1. Una casilla para seleccionar y deseleccionar sucesivamente todas las filas.
2. Los títulos o cabeceras de las columnas que permiten reordenar la vista de las filas según alguna de las columnas, en orden ascendente y descendente sucesivamente.

2. El contenido de la tabla

De izquierda a derecha tenemos:

1. Una casilla para seleccionar la fila.
2. Un icono lápiz para abrir un formulario de la fila en modo de edición.
3. Los campos de la fila, con uno o más en letra roja para indicar que son enlaces (o vínculos o accesos directos) que permiten abrir un formulario de la fila (u otro objeto) inicialmente en modo de sólo-lectura. Es decir, de la lista vamos a un individuo de la lista (u otro sitio); si vamos a un individuo de la lista, entonces para regresar a la lista usamos el botón "Buscar" que encontraremos en la parte superior del formulario individual ; el botón se llama "Buscar" porque, recuerde, las listas en Open ERP se llaman "Listas de Búsqueda" (porque tienen un panel de búsqueda en su parte superior).
4. Un icono aspa para eliminar la fila después de la típica confirmación.

3. La Barra de Navegación

Cuando la tabla tiene más de 80 filas, la vista mostrará en principio las primeras 80 y con los botones Siguiente, etc. podremos desplazarnos por la tabla para ver las 80 siguientes, etc.; en versiones como la 5.0.6 podíamos establecer el número de filas por página en 20, 40, 60, 80 ó 100 y en versiones como la 5.0.10 las opciones van desde 10 hasta 990 de 20 en 20 (10, 30, 50, etc.) y All para ver todas las filas en una sola ventana por grande que sea su número, lo cual es muy útil si queremos exportar la tabla entera a un archivo CSV; para seleccionar el número de filas por página haga clic en los números entre corchetes que muestran el rango de filas mostradas en pantalla y el total.

Esta barra de navegación está duplicada en la parte inferior de la tabla donde se incluyen dos botones adicionales Importar y Exportar que permiten cargar filas adicionales (Importar) y guardar las filas de la pantalla actual (Exportar) respectivamente, usando el formato de archivo CSV (Valores Separados por Comas). Por tanto, en versiones anteriores no permite guardar más de 100 filas en un archivo de una vez, así que para una cantidad de filas superior tendremos que crear más de un archivo y después unirlos o concatenarlos (hacer un "merge").

4. El Panel de Botones

• El botón Filtrar funciona en conjunción con el Panel de Búsqueda y limitará las filas a aquellas que coincidan con el criterio de búsqueda indicado.
• El botón Borrar permite borrar más de un registro, todos aquellos seleccionados, de una vez.
• El botón Editar es idéntico al lápiz de cada fila, ya que no es posible editar más de una fila a la vez.
• Y el botón Nuevo nos abre un formulario vacío para crear una nueva fila.

5. El Panel de Búsqueda

Sirve para establecer los criterios de búsqueda o filtrado para el botón Filtrar. Los signos de interrogación son pequeñas ayudas emergentes: solamente sitúe el cursor del ratón sobre alguno de ellos, sin hacer clic. La ficha o lengüeta de Búsqueda Avanzada proporciona campos adicionales, pero en algunos casos veremos exactamente los mismos que en la Búsqueda Básica; esto se debe a que el control de Búsqueda Avanzada siempre es visible aunque el programador no haya establecido campos adicionales.

Buscando documentos

Si necesita buscar en una lista larga, lo mejor es usar un criterio de búsqueda disponible en lugar de desplazarse a través de toda la lista. Es un hábito que le ahorrará mucho tiempo a largo plazo, a medida que busca toda clase de documentos.

6. La Barra de Título de la ventana o página web.

El panel de la parte superior muestra a la izquierda el título de la ventana, y a la derecha una serie de botones comunes del sistema. Estos botones, al igual que el botón [PERSONALIZAR] de la esquina inferior izquierda de la ventana, así como el menú de Acciones que se muestra en la esquina superior derecha de muchas ventanas, forman parte del núcleo de Open ERP y se discutirán más adelante, o al menos eso espero.

Primeros Pasos

En la imagen 3 (la captura de pantalla de la lista de impuestos) vemos el botón [AÑADIR A ATAJOS] en la parte derecha de la Barra de Atajos y podemos ver que ya ha sido usado en esta página de Impuestos porque ya hay un atajo Impuestos entre los atajos de la barra de atajos.

En la imagen 2, tanto entre los atajos de la barra de atajos como en la tabla de Atajos vemos que se ha cambiado el nombre del atajo Modules de la imagen 1 por Módulos y que la columna Secuencia nos ofrece un control para ordenar los atajos según queremos que aparezcan de izquierda a derecha en la Barra de Atajos. Existen muchos objetos que disponen de un campo secuencia (por ejemplo las cuentas contables) ya que este campo permite establecer el orden que nos interesa en vistas e informes.

La Vista Jerárquica

La vista jerárquica es similar a la de tabla porque los árboles de Open ERP (como en muchos otros programas) son tablas con un campo en el que cada registro señala a su registro padre o ancestro. La vista jerárquica nos muestra los registros en forma de árbol en niveles, y podemos desplazarnos por la vista expandiendo las ramas. Algunos ejemplos de este tipo de vista son los siguientes:

• "Empresas ‣ Empresas ‣ Empresas por Categoría"
• "Productos ‣ Productos por Categoría"
• "Gestión Financiera ‣ Planes Contables ‣ Plan Contable, Cuadro de Cuentas"
• "Gestión Financiera ‣ Informes ‣ Diarios"
• "Gestión Financiera ‣ Informes ‣ Informes de Impuestos ‣ Plan Fiscal, Cuadro de Impuestos"
• "Gestión de Inventario ‣ Estructura de las Ubicaciones de Existencias"

Puede comparar la "vista jerárquica" con la "vista de lista" consultando las empresas o los productos:

• "Empresas ‣ Empresas ‣ Empresas por Categoría"
• "Empresas ‣ Empresas"
• "Productos ‣ Productos por Categoría"
• "Productos ‣ Productos"

Y si tiene acceso al menú de Configuración de la Gestión Financiera, el cuadro de cuentas:

• "Gestión Financiera ‣ Configuración ‣ Contabilidad Financiera ‣ Cuentas Generales ‣ Plan Contable"
• "Gestión Financiera ‣ Configuración ‣ Contabilidad Financiera ‣ Cuentas Generales ‣ Listado de Cuentas"

La Vista de Formulario de un registro

La vista de formulario de un registro es la vista individual, es decir, la vista de una sola fila de la tabla como puede ser una empresa (cliente, proveedor u otra), un producto o una cuenta contable. Primero, permite ver todos los campos del registro, incluidos aquellos que no se muestran en la vista de tabla por falta de espacio, así que podemos considerarla una vista con mayor detalle, ampliada; y segundo, permite crear un nuevo registro así como editar uno existente, modificar los valores de sus campos. Por tanto, la vista de formulario tiene dos modos: el modo de Lectura o Consulta y el modo de Edición o Escritura. El modo de Lectura es útil cuando el bosque nos impide ver los árboles; el modo de Edición es el más importante, porque según vamos introduciendo datos el sistema va adquiriendo valor, ya que los datos permitirán automatizar tareas y podrán procesarse para extraer información.

Botones en modo de Lectura:

• El botón "Editar" permite pasar del modo de Lectura al modo de Edición.
• El botón "Duplicar" puede ser útil para crear un nuevo registro similar a uno ya existente; partiendo de los datos del original podemos ahorrarnos tener que escribir aquellos datos en que ambos coinciden, aunque este tipo de acciones siempre representan un riesgo.
• El botón "Nuevo" sirve para crear un nuevo registro.
• El botón "Borrar" sirve para borrar el registro en pantalla.

Botones en modo de Edición:

• El botón "Cancelar" devuelve el formulario al modo de Lectura ignorando los posibles cambios que pudieran haberse realizado.
• El botón "Guardar" aplica los cambios y devuelve el formulario al modo de Lectura.
• El botón "Guardar y Editar" aplica los cambios y mantiene el formulario en modo de Edición para que podamos continuar realizando más cambios, así que es similar a un botón Aplicar de los que encontramos frecuentemente en MS-Windows.

La vista de formulario de un registro, en el modo de Lectura, también nos permite desplazarnos por la lista con los botones "Primero", "Anterior", "Siguiente" y "Último".

Desde el menú principal podemos crear nuevos registros accediendo a algunos formularios vacíos en modo de edición, los más importantes:

• "Empresas ‣ Empresas ‣ Nueva Empresa"
• "Compras ‣ Nueva Orden de Compra"
• "Ventas ‣ Órdenes de Venta ‣ Nueva Orden de Venta"

Y cada usuario tendrá algún atajo creado para alguno de ellos si lo usa frecuentemente.

En los listados (tablas) tenemos el lápiz para modificar un registro existente accediendo al formulario en modo edición. Y también desde la tabla podemos abrir el formulario de un elemento en modo lectura mediante el hipervínculo o enlace que se indica mediante el color rojo del texto, y después ya en el formulario pasar a modo de edición haciendo clic en el botón Editar. Para volver del formulario de un registro a la lista de todos ellos hacemos clic en el botón Buscar del formulario, porque la vista de lista o tabla es la vista de búsqueda.

Editando formularios: Tipos de Campos

Los formularios también están organizados de forma que al entrar los datos en el orden natural, los campos posteriores se completan automáticamente por los anteriores si es posible. Por ejemplo, si en un pedido tenemos que entrar un proveedor y su dirección, al entrar el proveedor se completa automáticamente la dirección a partir del registro de Empresa del proveedor.

Los campos de un formulario de registro no son todos del mismo tipo:

• Algunos contienen texto libre.
• Otros son campos de fecha.
• Otros son campos numéricos que sólo aceptan un número válido, ya sea entero, decimal, con signo o sin él;
• También hay campos en forma de casillas que sólo admiten dos posibles valores: activado y desactivado (booleanos)
• Otros permiten seleccionar un valor de una lista de selección desplegable y sólo admiten uno de ellos, pero personalizar la lista.
• O si el campo del objeto no es un dato sino otro objeto (como la dirección de una empresa) y además puede tener varios (una empresa puede tener varias direcciones) entonces el campo puede ser la vista de ese otro objeto de uno en uno (p.e., las direcciones de una empresa en el formulario de la empresa) o una lista de ellos, con sus correspondientes enlaces a cada uno de ellos (p.e., también en el formulario de una empresa, "contactos relacionados con la empresa" o "categorías de empresas" según tengamos instalado, o no, el módulo base_contact, respectivamente). Este tipo de campos son el pilar de las relaciones entre tablas y Open ERP provee tres controles distintos para otros tantos tipos de relación: uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos.

Editando formularios: Campos Obligatorios

Los campos de color azul son obligatorios. Si intenta guardar el formulario mientras alguno de estos campos está vacío, el campo se vuelve rojo para llamar su atención y el formulario permanecerá en modo de edición. No es posible guardar el formulario hasta que se rellenen todos los campos obligatorios.

Clics derechos y atajos (accesos directos)

En el cliente web verá hipervínculos de acceso directo en diversos campos de un formulario que esté en modo de Sólo-Lectura, así que pueda moverse al formulario de esas entradas. Cuando el formulario web está en modo de Edición, puede pulsar la tecla control del teclado y hacer clic derecho en el campo, para obtener todos los campos vinculados en un menú emergente, igual que lo haría el cliente GTK.

Puede hacer una prueba rápida comparativa en el cliente web, yendo a cualquier orden de venta en "Administración de Ventas ‣ Orden de Venta ‣ Todas las Órdenes de Venta" y viendo lo que puede alcanzar desde el campo "Cliente" de ese formulario de orden de venta, usando el formulario consecutivamente en ambos modos: sólo-lectura (donde no verá los enlaces a los campos) ó edición (donde sí los verá); y puede hacer la misma prueba con el cliente GTK.

Primeros Pasos

Ahora podría intentar crear un proveedor, un artículo, un almacén, una compra, un cliente, una venta y los correspondientes documentos como facturas de compra y venta, pago, cobro, etc. guiándose por el siguiente capítulo "Open ERP, Primeros Pasos II".

Como en todo ERP, Open ERP se habrá instalado y configurado para adaptarse a las necesidades de la compañía, atendiendo a factores como el tipo de compañía, el tamaño, el ámbito de la actividad y el sector. Los procesos, funciones y formularios difieren de una instalación a otra, según los módulos instalados y la configuración de los mismos, del mismo modo que una compañía difiere de otra. Es posible usar Open ERP sólo como un CRM, o sólo como un HRM, o tan sólo como un programa de contabilidad, pero su verdadera potencia es la integración de esas funciones. Es posible configurar Open ERP para ser usado sin contabilidad, como también, naturalmente, es posible usar Open ERP como un programa de contabilidad avanzado sin hacer uso de compras, ventas, existencias, facturación, etc. En ambos casos encontrará que Open ERP es superior a otros productos que conozca, pero en ambos casos se estará perdiendo lo mejor de un ERP, lo que le da pleno sentido: la automatización de la mayoría de las tareas administrativas.

Si se ha instalado el módulo de contabilidad, al dar de alta un cliente o un proveedor las cuentas contables de cobro al cliente y pago al proveedor son campos obligatorios. Por tanto, es necesario cargar o crear un cuadro de cuentas antes de poder dar de alta los clientes y proveedores. También es conveniente que algunas cuentas estén configuradas como predeterminadas, en este caso alguna de las 400 ó 410 como cuenta a pagar y una 430 como cuenta a cobrar. Junto con el cuadro de cuentas, lo primero es configurar también un cuadro de impuestos, una cuenta bancaria, los diarios, etc.

Si está acostumbrado a un programa de contabilidad simple, seguramente tenga el hábito de usar el cuadro de cuentas para obtener la información de la declaración de impuestos así como la de contabilidad analítica (también llamada contabilidad administrativa o de coste), creando una cuenta contable única para algún proveedor, cliente o producto. Open ERP dispone de tantos cuadros de cuentas como necesite así como cuadros de impuestos y cuadros de cuentas analíticas independientes y también automatizados, por lo que es aconsejable, aunque no obligatorio, usar el cuadro de cuentas solamente para la contabilidad legal. Aprovechar esta flexibilidad y potencia permite obtener una visión más clara de la información:

• Contabilidad General o contabilidad financiera: para identificar los activos y pasivos del negocio.
• Contabilidad Analítica (centros de coste): un sistema de contabilidad independiente que refleja las cuentas generales pero está estructurada a lo largo de ejes que representan las necesidades administrativas de la compañía.
• Contabilidad Auxiliar: refleja las cuentas de clientes y proveedores.
• Contabilidad Presupuestaria: predefinen la asignación de recursos prevista, normalmente al comienzo del ejercicio financiero.

Además, Open ERP facilita cuadros de cuentas virtuales que proveen diferentes representaciones simultáneas de las mismas cuentas ya existentes en la contabilidad general.