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Groupware

publicado por Javier en Lun, 11/05/2009 - 12:59

Groupware: Organizando la Organización

2009-may-11. Actualizado 2009-may-19.

Groupware

Numerosos dispositivos, como PDA, teléfonos móviles y ordenadores, incluyen
software de organización personal como agenda (lista de tareas y calendario
de eventos o citas), libreta de contactos (teléfonos y direcciones de
correo electrónico y postal, etc.), notas, etc.
Windows Vista incluye Windows Mail, Windows Contact y Windows Calendar.
Linux incluye numerosas aplicaciones como Novell Evolution (antes Ximian Evolution) y Kontact/Kolab.
Windows XP incluye el cliente de correo Outlook Express y la libreta
de contactos wab (Windows Address Book, antes pab Personal Address Book)
pero no incluye una agenda, que ha de adquirirse por separado, por ejemplo,
Microsoft Outlook, o la aplicación libre Mozilla Sunbird.

Outlook Express (OE) y Outlook (OL) son dos cosas totalmente diferentes.
MS-Windows y MS-Office son dos cosas totalmente diferentes.
Exchange ahora es MS-Exchange Server, un servidor de colaboración en grupo
con muchísimas funciones; pero en los tiempos de Windows NT4 y Windows 95
(antes del servidor Exchange) el nombre Exchange lo poseía el cliente de
correo, que en Windows 98 pasó a llamarse Messaging, en Windows 2K y XP, OE
y hoy, en Vista, se llama Mail; además el sistema de correo de los sistemas
operativos Windows NT4 y Windows 95 incluía un servidor de correo llamado
la oficina de correo MS Mail (WMS.EXE).

Para la organización de grupos tenemos sistemas de software cliente/servidor,
llamados software de colaboración (Groupware) que implementan funciones
como compartir con otros usuarios y/o delegar en un administrativo
o secretario/a, el correo, agenda, contactos, notas, documentos y fax.

Un ejemplo sencillo de la relación cliente/servidor es el navegador web
(cliente) y los sitios web que visita (servidores web). El modelo de red
cliente/servidor se contrapone al modelo par a par (entre iguales).

Por supuesto, si dos personas comparten el mismo ordenador a diferentes horas
del día, claro que pueden compartir un archivo, ya sea documento, libreta de
teléfonos o agenda; pero compartir siempre debería referirse a hacerlo de
forma concurrente (simultánea), por dos o más usuarios y en modo de
lectura/escritura, dicho de otro de modo, se trata de que las personas estén
sincronizadas en tiempo real. Sin embargo, nos encontraremos manuales y guías
para compartir (share) con distinto significado:

  1. Un sólo usuario/S.O./máquina y dos o más aplicaciones (compartir entre
    aplicaciones, por ejemplo, compartir contactos entre OL y OE).
  2. Un sólo usuario/máquina y distintos S.O. (compartir entre S.O., por ejemplo, Windows y Linux)
  3. Una sola máquina y dos usuarios (compartir entre usuarios de una misma máquina)
  4. Dos usuarios y dos máquinas pero llaman compartir a copiar los contactos de una en otra,
    por ejemplo en http://support.microsoft.com/kb/222056

Respecto de la agenda, el servidor de colaboración permitirá a los usuarios
tener una o más agendas personales, verlas en una sola ventana y mezclarlas;
y además de compartir y delegar, poder buscar fecha y hora para concertar una
reunión con sólo indicar las personas participantes (attendants), de modo que
el servidor consulte los calendarios de dichas personas y nos indique un momento
que todos tengan libre (free/busy). También será posible añadir y actualizar
eventos de la agenda mediante notificaciones por correo electrónico.

Los tres grandes groupware son: IBM Lotus Domino/Notes, Novell Groupwise y Microsoft Exchange.


Pero hay otros, como:

algunos incluso libres; pero que no le engañe el prefijo open usado por Novell.

Outlook forma parte de la suite ofimática Microsoft Office y es precisamente
lo que le falta a la alternativa libre OpenOffice 3 (SEP2008), cuyo intento se llama Glow:

Podemos seguir el estado de la competencia a MS-Office, a través de Gartner,
la consultora líder TI.

Donde más alternativas encontramos es en la agenda.
Sun Microsystems tiene Sun Java System Calendar Server (WCAP) y también hay que mencionar Zimbra (iCalendar).
Justo ahora empiezan a salir servidores más baratos, incluso libres,
con la publicación del nuevo estándar CalDAV.

Ahora todo esto está en ebullición porque la red ya forma parte de nuestra vida cotidiana.
La decisión en este punto es elegir si usaremos nuestro propio servidor o un servidor de Internet; y si
elegimos un servidor de Internet, si será dedicado (alquilado por máquina), alquilado por servicio, o
gratuito (como Google Calendar). Además del servidor, hemos de elegir el/los clientes, es decir,
si accederemos al calendario del servidor sólo mediante el navegador web o además usaremos algún cliente
específico como Mozilla Sunbird, ya que esto determinará el acceso al calendario cuando no tengamos
conexión a la red (lo que cada vez menos pero todavía hay que tener en cuenta).

La Fundación para Aplicaciones de Software Libre, OSAF (Open Source Application Foundation,
http://www.osafoundation.org/)
trabaja en el desarrollo de un cliente llamado Chandler y un servidor que ahora se llama
como el cliente pero antes tenía el nombre de Cosmo, que se sigue usando.

Otros artículos sobre compartir calendarios:

Proyectos de código abierto relacionados:

Normalmente, cada sistema consistirá en un software servidor (como Exchange)
y su cliente correspondiente (como Outlook), pero podemos encontrar servidores
complementarios (como Sharepoint e IIS de Microsoft) y algún otro cliente compatible.
Por ejemplo, gracias al servidor web IIS (Internet Information Server), se puede acceder
a Exchange mediante Outlook Web Access (OWA), es decir, a través del navegador web;
y gracias a OWA, se puede acceder mediante Evolution o Kontact, organizadores personales
de Linux, aunque, como Exchange hace uso de un protocolo propietario cerrado, en principio,
sólo OL y OWA pueden comunicar con Exchange de manera fiable.

Algunos ejemplos con Outlook 2007 donde, además de Exchange, entran en escena otros servidores como Sharepoint
y WebDAV, y otros tipos de archivo como iCalendar, son los siguientes:

Alternativas sin un sistema groupware

Sin un sistema Groupware, las posibilidades de compartir la información son pobres:

Para las tareas y para grupos pequeños se puede hacer un archivo de texto y ponerlo en una
carpeta compartida CIFS o WebDAV (lectura/escritura), de un ordenador propio o en Google Docs BETA;
pero entonces hay que instruir a los usuarios sobre el sistema de bloqueo de archivos.
Para compartirla en sólo lectura se puede usar un servidor web. Un servidor ftp no parece adecuado.

Compartir el Correo como lo hace Exchange sólo lo hacen los otros dos grandes del Groupware.
Mientras los servidores libres no estén a punto, la única alternativa es usar webmail que no es una
buena solución ni suele agradar.

Estándar

El formato de archivo estándar de contacto es Tarjeta de presentación vCard (.vcf, Virtual Card File),
similar a una tarjeta de visita.
http://www.imc.org/pdi/vcard-21.txt
Un archivo vCard es un archivo de texto con los campos usados (Objetos y Propiedades) y sus valores correspondientes,
pero la cantidad de campos dependen del dispositivo y éstos pueden no ajustarse al estándar.

El formato de archivo estándar de agenda es iCalendar (.ics iCalendar standard), basado en vCalendar.
http://www.ietf.org/rfc/rfc2445.txt
http://en.wikipedia.org/wiki/ICalendar
http://es.wikipedia.org/wiki/ICalendar

GroupDAV es un protocolo para conectar clientes groupware de código abierto con
servidores groupware de código abierto, especialmente los tres populares clientes
(Kontact, Evolution y Sunbird) con los 200 servidores listados en Freshmeat, por ejemplo KOlab.
Estos tres clientes están basados en el estándar iCalendar, mientras que la
mayoría de servidores son aplicaciones web basadas en un Gestor de Bases de Datos
Relacional (RDBMS, Relational DataBase Management System), por ejemplo, Horde.
http://www.groupdav.org/
http://en.wikipedia.org/wiki/GroupDAV

El protocolo estándar para compartir la agenda es CalDAV,
(Linux.com :: Introduction to CalDAV http://www.linux.com/archive/articles/52035)
pero también WCAP. Y, mientras que CalDAV, WCAP y otras extensiones de servidor permiten
modificar eventos individuales y el servidor previene que dos usuarios se sobreescriban,
iCalendar es un fichero de agenda personal, que no fue diseñado para uso multiusuario y
que sobreescribe el fichero entero, por lo que no es adecuado para ser modificado
por más de una persona (mejor compartirlo en sólo lectura) ni para calendarios grandes.

Mientras Exchange no soporte CalDAV para compartir la información de la agenda,
esta funcionalidad queda limitada a los usuarios de la Organización Exchange,
mientras que CalDAV, mediante las URL (Uniform Resource Locator ahora URI, Uniform Resource Identifier)
de las agendas de cada una de las personas, podría hacer lo mismo en un entorno global.

La interoperabilidad entre Exchange y CalDAV, o una plataforma que soporte ambos
protocolos y que disponga de un conector entre ellos, está aún por venir.

http://www.flmnh.ufl.edu/linux/open_calendar_sharing.htm (Open Calendar Sharing)

Outlook sin Exchange

El inconveniente de Microsoft es que cobra por el servidor (Exchange/Sharepoint),
los clientes (Outlook) y el acceso por cliente (Licencias CAL Client Access License)
tanto al servidor PDC como a Exchange (licencias separadas).

Las ventajas son:

  1. Funcionalidad.
  2. Facilidad de instalación, administración y uso.
  3. Integración con los otros servidores de Microsoft: Active Directory, IIS, etc.

Outlook y Exchange tienen una relación cliente/servidor. Tanto Outlook (cliente)
como Exchange (servidor) pueden funcionar sin el otro, pero la mayor utilidad de
este sistema se obtiene de la disponibilidad de ambos.
Sin embargo, como Exchange requiere ser instalado en un Controlador Principal de
Dominio (PDC), es normal que nos preguntemos ¿Qué puede hacer Outlook sin Exchange?
para seguir con la frecuente la frustración que se experimenta al encontrar que, sin Exchange,
no hay forma de compartir la información que maneja Outlook,
simplemente porque toda esa información: correo, contactos, agenda y notas, se guarda
en un archivo de Carpetas Personales .pst que no fue diseñado para ser compartido,
igual que ocurre con la Libreta de contactos de XP. Outlook por sí sólo no es más que un organizador
personal y lo único que puede hacer, desde OL 2007, es publicar la agenda en formato iCalendar,
mediante WebDAV.

Una novedad en OL 2007 y Calendario de Windows Vista es la publicación del Calendario,
que permite enviar por correo el Calendario o una parte; o publicarla en Internet o
cualquier servidor WebDAV. En OL2007, clic derecho en el nombre del calendario que
desea compartir para ver las opciones. Microsoft ofrece la publicación gratuita en
el sitio web Office Online. También podemos tener la misma funcionalidad usando nuestro propio
servidor WebDAV (http://www.slipstick.com/outlook/ol2007/publishcal.htm)

Algunas herramientas para sincronizar OL vía web también permiten el acceso a otras personas.
Se puede usar un Calendario Yahoo o MSN/Hotmail para compartir la agenda. Intellisync está
disponible para Yahoo y los usuarios Premium de MSN pueden usar el Conector OL para sincronizar
el Calendario OL con el Calendario Web.

Otras herramientas para compartir OL (http://slipstick.com/outlook/share_tools.asp)

La Libreta de direcciones de Windows XP

¿Qué es la Libreta de direcciones de Windows XP (Windows Address Book ó wab) y cómo interactúa con el sistema, con otros usuarios y con otros dispositivos (teléfono móvil, impresora, otro ordenador)?

La Libreta de direcciones de Windows XP ha pasado a llamarse, en Windows Vista, Contactos de Windows ¿es lo mismo?

La Libreta de direcciones de Windows XP es la libreta de contactos predeterminada del sistema y la única disponible al usuario de Windows mientras no instale otro software, como un servidor de Directorio, Outlook/Exchange, Lotus Notes.

La Libreta nos permite guardar hasta 29 datos concretos de cada uno de nuestros contactos, incluyendo teléfonos de casa y trabajo, fijo y móvil, direcciones de correo electrónico y postal, etc. y también importar identificadores digitales. La Libreta se integra con Outlook Express (OE) y otros programas del sistema.

La Libreta de contactos de Windows consiste en dos cosas:

  1. Un archivo .wab con la estructura de datos donde guardar los contactos (se pueden tener varios archivos .wab pero sólo uno activo) y
  2. Un programa, wab.exe, integrado en el s.o. Windows al que accedemos de varias formas, por ejemplo:
    • Inicio -> Todos los programas -> Accesorios -> Libreta de direcciones.
    • Desde Outlook Express:
      1. En el icono de la Libreta ó, en el menú Herramientas -> Libreta de direcciones ó, con el teclado Ctrl+Mayús+b (de book).
      2. OE puede mostrar la Libreta de contactos en su pantalla principal: Menú Ver -> Diseño.
    • Ejecutar wab, wab /?

Organizando el archivo de la Libreta

En cuanto al archivo de datos, se pueden tener varios, como quien tiene varias libretas de contactos, pero quizás sea preferible tener sólo una por persona. El programa dice qué archivo está usando en: Menú Ayuda -> Acerca de Libreta de direcciones.

Si copiamos este archivo,

  • 1) Lo podemos abrir en otro ordenador XP para consultar/editar los contactos, importar los contactos, o instalar para cambiar la Libreta.
  • 2) En Windows Vista le hacemos doble-clic y los contactos y grupos, se importan a la carpeta de contactos.
  • 3) Lo podemos exportar a formato csv para verlo/editarlo en OpenOffice.org Calc o en Excel, y
  • 4) Nos servirá como copia de respaldo.

Por otro lado, como este archivo de datos wab no permite que sea compartido por un grupo de usuarios en red, no es posible compartir una Libreta única entre varias personas, al igual que ocurría con su antecesora pab (Personal Address Book).

Organizando la Libreta

La Libreta está organizada en identidades (una rémora de antiguos sistemas Windows domésticos) y nos permite crear identidades, pero es mejor una sola identidad por usuario, llamada Identidad principal o el nombre que hayamos puesto al crearla. De modo que si activamos Menú Ver -> Carpetas y grupos, veremos una carpeta por cada identidad llamada Contactos de ..., por ejemplo, "Contactos de Identidad principal", y otra carpeta común para todas las Identidades llamada "Contactos compartidos". A su vez, dentro de estas carpetas podemos crear otras carpetas donde mover contactos y grupos y crear nuevos, para organizar los contactos en forma de árbol. Si volvemos a desactivar Menú Ver -> Carpetas y grupos, veremos todos los contactos y grupos de todas las carpetas en forma de lista única. Creando grupos podemos enviar un mensaje de correo a un grupo. Los grupos son vínculos (como enlaces de acceso directo), y funcionan como listas de contactos. Un contacto puede normalmente estar vinculado a muchos grupos sin que perdamos las ventajas del dato único. Lo que debe evitarse es repetir un contacto, ya sea en la misma carpeta o en carpetas distintas, tanto si es una carpeta raíz de identidad o una subcarpeta, repetir un contacto da al traste con las ventajas del dato único.

Ejecutando acciones desde wab

El programa permite iniciar acciones para comunicar con un contacto, ya que, al estar integrado en el S.O. se entiende bien con otras aplicaciones integradas como Outlook Express, Messenger, NetMeeting, Marcador de teléfono, Fax, etc. También permite cambiar de Identidad y crear nuevas. La aplicación wab permite guardar un contacto en formato vCard.

Ejecutando acciones desde OE

Si abrimos wab desde OE, lo único que no permite hacer es cambiar de Identidad o crear nuevas Identidades. Si la usamos en la ventana principal de OE la Libreta se ve como una única lista de contactos y grupos que permite consultar una entrada, crear una nueva o enviar un correo (haciendo doble clic). Al llegar a 780-800 KB puede que esta vista deje de estar disponible. Desde la ventana de crear correo, al redactar un mensaje, la Libreta puede ayudarnos a rellenar los campos Para: CC: y CCO:

Exportando los datos

Tratando los contactos de uno en uno, cada contacto en un archivo vCard, se puede reproducir la organización de los contactos usando el formato vCard en nuestro sistema de archivos. Este formato es el más compatible, se puede importar y exportar en el móvil, en Vista y en wab; pero no admite grupos.

Tratando los contactos como un archivo de base de datos, el acceso a los datos, fuera del programa wab, se reduce al formato .csv (valores separados por comas) pero sólo exportará los contactos de la carpeta raíz de la Identidad, usando punto y coma como separador de campos y las comillas como delimitador de texto. Además, perderemos la organización tanto de carpetas como de grupos. El formato .csv tendrá otra incompatibilidad en el uso de las comillas como delimitador, con el formato .csv de su teléfono móvil. Salvando estas incompatibilidades mediante Excel o Calc, se pueden volcar los contactos de su teléfono al PC, pero más difícil será el volcado desde su PC al teléfono, ya que el teléfono esperará las comillas no sólo en el caso previsto cuando el valor está formado por varias palabras o incluye el separador (;) sino en todos los casos, es decir: 1) campos vacíos y 2) valores de una sola palabra. Por último, podemos encontrar una incompatibilidad en el idioma de las etiquetas de los campos.

Lo más sencillo es usar la utilidad de sincronización que viene con su teléfono móvil, pero nuevamente encontraremos que funciona mejor volcando desde el teléfono al PC que en sentido contrario.

La Libreta de direcciones en Windows Vista

La Libreta de direcciones de Windows XP no existe en Windows Vista. Vista usa un modelo similar a vCard pero en lenguaje xml que se llama Contactos de Windows. Cada archivo xml es un contacto (archivo .contact) o un grupo de contactos (archivo .group). Estos dos tipos de archivo no son reconocidos por Windows XP, así que entre Vista y XP, la compatibildad se reduce a importar en Vista los contactos de XP, mientras que la interoperabilidad es nula, por lo que habrá que recurrir al estándar vCard (o a otro software).

Compartir Contactos

Podemos querer compartir los contactos entre distintos usuarios del mismo PC, un único usuario en distintos PCs, o distintos usuarios en distintos PCs. Los PCs podrán ser Windows XP, Vista, Linux o Apple y también podemos incluir el teléfono. Así las cosas, tenemos dos opciones: 1) Intentarlo con vCard y 2) Recurrir a otro software.

XP y el estándar vCard

Si la Libreta de XP tiene 29 campos, mi teléfono sólo tiene 7, y entre esos 7 se encuentran campos que no se corresponden con ninguno de los 29 de la Libreta.

Para exportar a vCard los contactos de la Libreta wab, en Windows XP hemos de hacerlo de uno en uno, así que podemos llevar la Libreta a un Vista y ahí exportar todos los contactos en un solo paso. Para mantener la política de Dato Único, deberíamos entonces eliminar los originales, lo que resultará en una cierta pérdida de funcionalidad; pero si los mantenemos, acabaremos perdiendo la pista, o mucho tiempo haciendo las comparaciones entre duplicados a la hora de actualizar los contactos.

Servicio de Directorio

Si no nos convence el procedimiento anterior, el siguiente paso puede ser probar un servidor de directorio como LDAP o Active Directory. Cualquiera de los dos servidores nos permite el acceso compartido multiusuario a los contactos desde la Libreta de contactos de XP. Sin embargo, el acceso normal de usuario es de sólo lectura.

Taxonomía: