ERP, organizaciones empresariales más eficaces y eficientes con su información

2009·dic·01 Domingo Vera, ed. 2010·jul·09 J.L-C.

La información en las organizaciones empresariales

Este mundo globalizado facilita oportunidades de crecimiento a las empresas, aunque por otro lado y al mismo tiempo se presentan niveles de competencia sin precedentes y un entorno cada vez más cambiante. En esta nueva fase de crecimiento de los negocios, las organizaciones empresariales han de aprender a pensar y actuar como una sola.

Toda empresa que desee competir en el mercado actual debe considerar la información como uno de los activos más importantes. Por esta razón, es necesario que la empresa disponga de los Sistemas de Información adecuados para suministrar rápida y eficientemente la información. La gestión de la empresa implica la adaptación constante a cambios que generan nuevos entornos y por ello se hace necesaria la ayuda tecnológica que permita que las empresas se anticipen y se adapten a las necesidades de los clientes.

Hechos como, peticiones de clientes en tiempo real, la permanente competencia, las exigencias de los accionistas, el cumplimiento de regulaciones legales, además de fusiones y adquisiciones exitosas, demandan plataformas comunes, procesos compartidos y un flujo óptimo de conocimientos fiables.

La realidad a nivel mundial de las empresas es, con demasiada frecuencia, la de unos sistemas informáticos obsoletos, con un sinfín de aplicaciones que se solapan, donde existe una redundancia de información, informes incompletos y discrepancias entre sistemas. Lo que demanda un negocio global y ágil es la alineación de la información disponible en la organización, con la estrategia global del negocio.

Hoy en día, para que una organización empresarial sea competitiva, es necesario que tenga optimizado e integrado sus flujos internos de información y sus relaciones comerciales externas, para así conseguir objetivos básicos como son las mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reducción de costes. Las organizaciones necesitan integración interna y colaboración externa para aumentar sus oportunidades de sobrevivir en el competitivo mercado global.

Es por esta razón que se busca poseer un sistema que cubra todas las necesidades del negocio, desde el control de las operaciones financieras y generación de informes, manejo de relaciones y ventas con los clientes, administración de la cadena de suministros, planificación a largo plazo de los requerimientos en la capacidad de producción y programación a corto plazo de la producción, hasta el manejo de inventario y control de costes. En la actualidad, las organizaciones empresariales buscan implementar sistemas para manejar todas las áreas del negocio de forma integral. Con un sistema integrado, las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos, pueden reunirse para beneficiar a toda la organización.

Como consecuencia de este sistema integrador se han de generar unos mejores resultados en la Organización siempre que las empresas desplieguen el software adecuadamente, ofreciendo como beneficio el control y visualización de las operaciones, eficiencia administrativa, productividad más adecuada, servicio a clientes, ahorro en costes operativos y soporte más fiable para la toma de decisiones.

Para una organización empresarial, el que un cliente realice una demanda de sus productos o servicios, representa que se cree un pedido de venta, el cual desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, una planificación de distribución del producto, cobrarlo, y por supuesto sus respectivas anotaciones contables y fiscales. El sistema permite controlar “todo lo que afecta al negocio”, es decir, el circuito comercial (pedidos, albaranes, facturas y cobros) y las compras. Y sumando los dos ámbitos, compras y ventas, se controla la producción y los stocks. Sin olvidar, además, toda la parte financiera, contable y fiscal.

Actualmente el Sistema de Información constituye la base para el desarrollo de nuevos productos y servicios. Es el soporte principal del trabajo de los directivos, ya que permite coordinar el trabajo dentro y entre organizaciones, y sobre todo permite mejorar el funcionamiento, desarrollando nuevos modelos organizativos con una clara orientación a la información. Los dirigentes, coordinadores o gestores que tienen mayor éxito en su trabajo son aquellos que están mejor capacitados para gestionar y utilizar la información, con el fin de tomar las decisiones más adecuadas.

La economía ahora está basada en la producción, la administración y el uso de la información. Muchas compañías se dedican a la producción de la información, pero solo aquellas compañías que adquieran y utilicen la información de manera más eficaz tendrán éxito, y en un ámbito de competencia perfecta será a costa de las que no lo hacen.

Los gestores descubren diariamente que mantenerse al día es una tarea difícil. La mayoría de la gente es consciente de la magnitud de los cambios: nuevos métodos de producción, evolución de la sociedad, nuevas políticas económicas, etc. Sin embargo, mientras estos cambios acontecen, los directores y gestores deben diseñar el curso a seguir por sus respectivas organizaciones, departamentos u oficinas, que les permitan lograr las metas y objetivos de la mejor forma. A medida que el entorno va cambiando, la información que se recibe necesita actualizarse. Por lo tanto, la necesidad de una mejor información y de la información adecuada, es una actividad cada vez más crítica.

Las organizaciones, entre otras cosas, son agrupaciones interconectadas de trabajadores. Todas las actividades de la empresa están relacionadas. Los éxitos y problemas que ocurran en un departamento de la empresa afectan a las actividades en otras partes de la misma, aunque se encuentren geográficamente muy separadas. Los gestores administradores han de transmitir información a los demás y garantizarse que los departamentos estén progresando de acuerdo con los objetivos planificados. La información es uno de los ingredientes que mantiene unido a todos los componentes del sistema organizativo. La información es un importante recurso para la organización. Tiene valor porque influye en las operaciones de la empresa. La falta de información vital puede ocasionar que los administradores o directores cometan errores, pierdan oportunidades y se enfrenten a graves problemas de rendimiento. La confusión que pudiera generarse por la falta de información podría resultar desastrosa para el futuro de la empresa. Muchas veces una organización dispone de recursos, pero éstos no son gestionados de la forma adecuada y por tanto es como si no existieran.

La utilización y desarrollo de sistemas de información adecuados, mejora la productividad aumentando el volumen de trabajo realizado y la velocidad con la que se ejecutan las transacciones, al tiempo que se reducen errores y aumenta la precisión. Incrementan la capacidad de los directores y empleados, haciendo posible lograr nuevos niveles de eficiencia y eficacia. A pesar de todas las ventajas, los sistemas de información también tienen sus costes. Debido a la importancia de la información, se deben tomar medidas para administrarla de la misma forma que se controlan otros recursos. Para ello se debe asegurar que la información esté disponible cuando se requiera y que sea exacta y precisa.

Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costes, cuando la relación es al revés, el despliegue adecuado de la tecnología traerá consigo la reducción de los costes y el aumento en la calidad, eficiencia y eficacia en sus productos o servicios.

Para poder obtener el beneficio que buscamos de los sistemas de información, éstos deben ser accesibles para una gran variedad de usuarios, por lo que deben ser fáciles de utilizar.

Los sistemas de Planeamiento o Planificación o Gestión de Recursos Empresariales o ERP

Una empresa ha de disponer de un integrador de información: un sistema capaz de ordenar todo el conjunto de áreas, que sumando su funcionamiento mantienen con vida a la empresa de la cual forman parte.

Los sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa, requieren la interrelación ordenada de todas las áreas de la empresa para contribuir a un objetivo común: agilizar, desburocratizar y contar con información actualizada sobre clientes, ventas, proveedores, producción, etc. Todo esto está contemplado en un software de Gestión de Recursos Empresariales, ERP. Son sistemas estructurados de gestión de la información, diseñados para satisfacer soluciones de gestión empresarial.

El sistema de Gestión de Recursos Empresariales, ERP, está constituido por los procedimientos de personas y medios técnicos que permiten capturar, tratar y difundir la información, de forma que pueda contribuir a la toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas decisiones, es decir, a la ejecución de acciones concretas. Los componentes de un sistema de información pueden ser clasificados en tres grupos:

• Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos, telecomunicaciones.
• Las personas.
• Los procedimientos o procesos o flujos o flujos de trabajo.

Este software de gestión integral, consta de aplicaciones cuyo propósito es la coordinación de todas las actividades de una organización empresarial en torno al mismo sistema de información. Son aplicaciones de software que permiten a una empresa automatizar sus operaciones y cuya característica principal es que todas las funciones están relacionadas entre sí.

Los sistemas ERP, al tratarse de sistemas integrales de gestión para la empresa, se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: pedidos, producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, CRM, análisis de negocio, gestión documental, gestión de recursos humanos, nóminas, control de almacenes, inventarios, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes, es decir, el software utilizado por todos los departamentos de la empresa, que ayuda a trabajar de una forma más eficaz, evitando una duplicidad de datos y tareas por parte de los usuarios. A su vez, ayuda a tener una visión completa de la organización, ya que todos los procesos de la misma pasarán por el ERP, convirtiéndose en el contenedor del activo más importante que existe hoy en día: la información. Dependiendo del grado o nivel de desarrollo y utilización de estas herramientas, una empresa puede marcar una diferencia con respecto a sus competidores.

Los sistemas ERP hacen más adecuada la gestión de las organizaciones empresariales mediante un sólo programa de software integrado que trabaja con una base de datos común, combina todos los sistema informáticos de cada departamento, de modo que todas las transacciones quedan registradas desde que se originan, permitiendo consultar en línea, a las personas autorizadas para ello, cualquier información relevante. De esta forma, todos los departamentos pueden, de forma más fácil, compartir información y comunicarse entre sí. Esto supone un ahorro de tiempo, evitando el reingreso de datos en diferentes puntos de la organización, disminuyendo así el margen de error.

Los sistemas ERP mantienen todas las operaciones y procesos de la empresa bajo una misma base de datos compartida, permitiendo a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos. A su vez, permiten agilizar los diferentes tipos de trabajo de cada usuario, reduciendo el tiempo real de las tareas repetitivas y permitiendo el aumento de la comunicación entre todas las áreas que integran la empresa.

Podemos decir que un ERP es un sistema de gestión de la información empresarial, estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión, basado en la disposición de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más adecuadamente su negocio.

El sistema ERP se caracteriza por su modularidad, integración de la información (dato único), universalidad, estandarización, e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas abiertos y en la mayoría de los casos multiplataforma. Son necesarios para tener todos los datos de la empresa y transformarlos en información. Este ordenamiento adecuado de la información nos permite armar un tablero de control de la empresa que, mediante indicadores, nos alerta de la evolución de los negocios; en síntesis, si se gana o se pierde e indicando donde hay que actuar. El sistema ERP es primordial para ir aún más lejos transformando la información en conocimiento, implementando una pirámide DIKW, en cuyo vértice su sitúa un sistema BI (Business Intelligence) donde el tablero de indicadores ofrece previsiones basadas en análisis de tendencias.

Evolución histórica del ERP

Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo que hoy se conoce como ERP se gestó, como otros muchos progresos, durante la II Guerra Mundial. En esos tiempos, el Gobierno estadounidense utilizó programas especializados para administrar los recursos de materiales (Gestión del Inventario), soluciones llamadas Planificación de los Requerimientos de Materiales (MRP, Material Requirements Planning).

A principios de la década de los sesenta, estos sistemas entraron en el sector productivo, y durante las dos décadas siguientes tuvieron un desarrollo importante ya que permitían reducir los inventarios, al planificar sus insumos en base a la demanda real. La finalidad principal del MRP consistía en que ayudase a planificar qué materiales se iban a necesitar durante el proceso de producción y gestionar también su adquisición.

En los años 80 se crea el MRP II que, a diferencia de sus antecesores, reconocía que las empresas padecían interrupciones en las operaciones, cambios inesperados y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales. El intento inicial para la MRP II fue planear y monitorizar todos los recursos de una firma manufacturera, entre ellos se incluía el marketing, la manufactura, las finanzas e ingeniería de procesos, a través de un sistema de ciclo cerrado que generaba cifras financieras.

En los 90, dado el contexto de negocios que se empezó a vivir, tutelado por un marco de competencia global que exigía mayores niveles de eficiencia y productividad, multiplantas en lugares geográficos diferentes, amplia demanda mundial de productos, subcontratación internacional, mercados monetarios variados, provocó que los programas de software existentes no pudieran cubrir las características mencionadas. Debido a estos requerimientos, la industria del software desarrolló varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso; ello llevó al nacimiento de los ERP.

Así, del MRP, software destinado a calcular los materiales necesarios para cumplir un plan de ventas, surgió el MRP II, software que agregaba la planificación de la maquinaria de la planta de producción. A este tipo de software se le adicionó la planificación financiera creando el ERP. Mientras las grandes empresas proveedoras de ERP consolidaban sus mercados, surgieron otras que brindaban soluciones que no eran cubiertas por los ERP en los 90s.

De esta forma, mientras los ERP administraban los recursos de la empresa, por definición, otras compañías buscaban administrar lo que estaba fuera de la empresa: las relaciones con los clientes (CRM, Customer Relantionship Management) y la cadena de suministros (Supply Chain Management), entre otras “categorías”.

En torno al año 2000, estas soluciones vinculan las áreas de operación empresarial que ya están administradas por un ERP con los proveedores. Esto implica que el proveedor puede entrar en el sistema de la compañía y viceversa, creándose el Administrador de la Cadena de Suministro (SCM).

Ya en el nuevo siglo, los ERP están estructurados íntegramente para importar y exportar información de manera flexible, llegan al e-business y a la integración de sus sistemas con Internet. Nacen dos nuevos conceptos: Business Inteligence (BI) o extraer de los datos los resultados realmente importantes y Workforce Analytics, el poder de la unión de BI y HRM.

Para qué un Planeamiento o Gestión de Recursos Empresariales, ERP

Las organizaciones empresariales desean aumentar su competitividad, mejorar el control de sus operaciones e integrar sus procesos:

Competitividad. Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costes, ya sea de producción, comercialización o administración; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad.

Control. Las empresas suelen tener un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.

Integración. Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. En este sentido, las principales integraciones son aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones que permiten a las empresas comprar, monitorizar, administrar y distribuir productos.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, reduciendo los tiempos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costes totales de operación. Satisfacen las diferentes necesidades de información de la empresa, para conseguir que los gestores empresariales dispongan de un soporte para tomar decisiones y controlar el cumplimiento de objetivos.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
• La posibilidad de compartir información entre todos los participantes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
• Reducción de los tiempos y costes de los procesos.
• Capacidad de modelar y automatizar la mayoría de los procesos básicos de una organización, desde el pedido del cliente (u orden de venta), hasta la distribución del producto.

Beneficios que proporciona la utilización de un ERP:

• Integridad de los datos y de los procesos de información entre las diferentes áreas.
• Confiabilidad en la información del Sistema y Seguridad definida por el usuario.
• Tener una mayor visibilidad de las transacciones en todo el ámbito de la Organización.
• Tomar mejores decisiones empresariales, por disponer de una mejor información.
• Inmediatez de la Información disponible para la toma de decisiones.
• Definición de un solo Flujo de Trabajo.
• Definición de las Reglas del Negocio.
• Sistema basado en Resultados.
• Sistema para manejo de diferentes tipos de Industria.
• Sistema con Tecnología punta.
• Suministrar el producto demandado en el tiempo adecuado.
• Cumplir los compromisos con los clientes.
• Mejoras en los servicios al cliente.
• Mejora en los tiempos de respuesta. Eficiencia.
• Reducción de costes.
• Reducción del coste de calidad.
• Reducción de Inventarios.
• Incorporar los métodos más adecuados de fabricación.
• Incremento en la productividad. Eficacia.
• Permite una rápida adaptación a los cambios.
• Escalabilidad del sistema.

Cada euro que se paga, se cobra o se mueve de cualquier forma en la empresa e incluso fuera de ella, aunque relacionado con la empresa, puede ser manejado por el ERP.

Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía que lo utilice. Si el cliente desea organizarse mejor, estos sistemas son un aliado excelente, ya que le permite aumentar la productividad de la compañía de forma considerable.

Las organizaciones empresariales escogen este tipo de soluciones, porque desean un aumento en el rendimiento de las actividades corporativas y mejora en el servicio al cliente, calidad de la producción, provocándose una mejora en la imagen corporativa, manejo de la integración de procesos y calidad de los mismos. También las administraciones públicas mejor gestionadas han conseguido deshacerse de una maraña de aplicaciones heredadas y deshacer el enredo gracias a la implatación de un ERP.

Características

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, modulares y adaptables:

Integral. Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía comprendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una organización, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Al estar integradas, todas las aplicaciones comparten un mismo conjunto de datos que es almacenado en una base de datos común centralizada. Las empresas se benefician de esta información debido a que el sistema ERP relaciona los procesos de negocios y los maneja como un todo en forma integrada.

Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas para los diferentes departamentos que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para irregularidades. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida de errores.

Con los ERP se puede organizar todo tipo de información: inventario, compras, ventas, embarque, entrada y salida de procesos, etc. Además, se puede concentrar la información proveniente de todas las sucursales en el mundo entero y al mismo tiempo, debido a su organización, tenerla disponible para todo tipo de informe: informativo, comparativo, gráfico, etc.

Modular. En los sistemas ERP se entiende que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, inventarios, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptable. Los ERP están creados para adaptarse a la peculiaridad de cada empresa. Esto se logra por medio de la reingeniería, parametrización o configuración de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Aunque el ERP es un sistema compuesto por un conjunto de módulos funcionales estándar, es susceptible de ser adaptado a las necesidades de cada empresa. Tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y si se aprovecha al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación, permite mejorar los procesos actuales de trabajo. Los sistemas de ERP se presentan como tecnología adaptativa y han demostrado hasta ahora ser una buena solución ante la gran demanda de manejo de información y aprovechamiento de las tecnologías.

Otras Características

• Homogenización de la información, logrando con esto un manejo de los datos de las diferentes áreas de la empresa como un todo. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
• En un sistema ERP los datos se introducen sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
• Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
• Sirve de soporte para la realización de una administración eficiente.
• Los ERP proveen herramientas para mejorar el control y la planeación, y principalmente la toma de decisiones.
• Un ERP conlleva incrementos radicales de productividad así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones.
• Ofrecen el soporte necesario para alcanzar los objetivos deseados, en las organizaciones empresariales.
• Es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa.
• Brindan soluciones prácticas e integrales a problemas reales.
• Ayuda a la documentación y estandarización de procesos y, a su vez, permite sacar el mayor provecho a la tecnología establecida.
• Los ERP, para su operativa, utilizan una arquitectura cliente/servidor y una base de datos relacional, unificando todos los datos de la aplicación.
• Tener un flujo eficiente de información y transaccional íntegro a través de las diferentes áreas de la empresa, unidades de negocio y áreas geográficas hace que se tengan beneficios aún mayores, sobre todo en cuestión de tiempos y acceso a la información.
• Los procesos de planificación estratégica, manejo de recursos humanos, optimización de recursos, reducción de costes y capacidad de atención a clientes y proveedores se ven beneficiados, en tiempo y coste, por el manejo de sistemas integrados de este tipo.
• Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de proporcionar información confiable y en tiempo real.
• Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atención de los mismos, así como mayor competitividad conforme haya cambios en el medio.

El usuario interactúa solo con la porción cliente de la aplicación que generalmente consiste en la interfaz de usuario, el proceso de entrada de datos, la consulta a la base de datos y la obtención de informes.

Las bases de datos relacionales (RDBMS) son un estándar en el actual desarrollo de sistemas de información para la empresa y su denominación deriva del uso de un modelo específico para organizar los datos (en forma de tablas relacionadas entre sí frente a otros modelos en estructura de árbol como los árboles balanceados AVL ó los árboles B B-Tree).

Los ERP también se caracterizan por ser una forma de utilizar la información a través de toda la organización en áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, marketing y administración de relaciones con clientes.

Relación entre las características y los beneficios

Acceso a información fiable. Este beneficio se logra por:

• El uso de una base de datos común .
• La consistencia y exactitud de los datos.
• Las mejoras en los informes del sistema.

Evita redundancia de datos y operaciones. Como los distintos módulos del sistema ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan dos cosas:

• Los registros duplicados de los mismos datos en el sistema.
• La duplicación de las operaciones por falta de actualización del registro sobre ellas.

Reducción del tiempo de ciclo y de entrega. Este beneficio se logra, por una parte, al minimizar el proceso de recuperación, y por otra, al realizar informes sobre los retrasos de producción o entrega.

Reducción de costes. Esta reducción se debe tanto a la economía de tiempo, como a las mejoras en el control y en el análisis de las decisiones empresariales.

Fácil adaptabilidad. Los sistemas ERP se pueden modificar a través de la redefinición de sus distintos procesos de negocio, esto hace fácil que se adapte y reestructure para satisfacer los nuevos requerimientos.

Mejoras en “escalabilidad”. Debido a un diseño modular y estructurado los sistemas ERP permiten realizar adiciones de funciones para aumentar o escalar la solución inicial.

Mejoras en el mantenimiento. La existencia de un contrato a largo plazo de mantenimiento con el proveedor, como parte de la adquisición del sistema ERP, hace que mejore el proceso de mantener el sistema de información al día de los avances tecnológicos y de gestión.

Alcance fuera de la organización. Los módulos de extensión de los sistemas ERP como son los CRM (Customer Relationship Management - Gestión de la relación con los clientes), y los SCM (Supply Chain Management - Gestión de la Cadena de Suministro o abastecimiento) hacen que la organización se integre con clientes y proveedores, fuera de los límites tradicionales de la empresa.

Comercio electrónico ó e-business. Por una parte esto es posible debido a que la infraestructura tecnológica de los sistemas ERP soportan procesos en Internet, lo que es básico para el comercio electrónico, y por otra parte, a que la adopción de los sistemas ERP desarrolla una cultura de colaboración entre negocios (EDI, B2B, B2C, PKI).

Adaptación, implantación y puesta en marcha de un ERP

Aunque son muchos y muy complejos los retos para la implantación de un sistema ERP, los beneficios los superan y hacen que valga la pena sumarse a esta tendencia mundial si se quiere ser competitivo. La clave está en el compromiso y la dedicación que merece una inversión de este tipo.

Es importante hacer un cambio de cultura dentro de la organización e interpretar y comprender que lo más importante que tiene una organización es la información y si la información está bien “organizada” de modo que nos permita tomar una decisión ágil “en tiempo y forma”, puede evitar pérdidas de dinero y también ayudar a fortalecer los canales de flujo informativo, logrando con ésto que se mejoren las ventas, las compras, los cobros, los procesos productivos, los controles y en definitiva todos los aspectos del negocio incluida la calidad de vida de los trabajadores, y que todo funcione de acuerdo al plan de negocios que tiene la organización.

La implantación de un ERP significa:

• Un cambio cultural en la empresa.
• Un cambio en los procesos de negocio.
• Un cambio en la disciplina de trabajo.
• Un cambio en la organización.

La implantación de un ERP no es sólo una cuestión de tecnología, sino también de ¡las personas!. Los sistemas pueden integrar la información, pero sólo las personas “integran” (dan forma, comunicación y energía) a una organización. Es necesario concienciar a todos los usuarios sobre los beneficios, escuchar sus requerimientos, organizar una adecuada capacitación y hacer entender que estos sistemas son sencillos de utilizar. El despliegue debe ser un trabajo en conjunto porque incluye todas las áreas de una compañía, siendo vital desde el primer momento que la alta dirección se encuentre involucrada en el proyecto.

En el establecimiento de un ERP es importante la capacitación que todo el personal debe tener o adquirir, para cambiar su “cultura” en cuanto a la forma de manejar papeleo y datos, y para ser consciente de que la información que se está compartiendo en tiempo real se va a utilizar en la toma de decisiones de la empresa, y sobre todo, que hay que ser muy cuidadoso de “no generar ni transmitir” información errónea.

Para que una implantación sea exitosa cada área de la empresa que adopta el módulo correspondiente de este tipo de software deberá trabajar en conjunto con los consultores. La organización ha de establecer mecanismos que permitan disponer de una fuerza de trabajo suficientemente motivada para un desempeño eficiente y eficaz, que conduzca al logro de los objetivos y las metas de la empresa, y al mismo tiempo se logre satisfacer las expectativas y aspiraciones de sus integrantes.

Se ha de tener en cuenta no solo el factor tecnológico sino también el tipo de organización, su giro, su misión, su visión, la cultura, las características generales de la empresa, ya que conociendo estos factores se puede determinar con mayor exactitud lo que realmente se desea cumplir con la implantación del sistema.

La empresa tiene que procurar, una vez tomada la decisión, comunicar que el proyecto de cambio es para fortalecer a la propia organización y que todas las personas van a recibir la formación adecuada para que puedan dominar la nueva herramienta.

En la fase más temprana de la preparación, se deberían confirmar las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Qué procesos tiene el negocio?
• ¿Cómo queremos que sean esos procesos?
• ¿Cómo contribuirá el ERP al proceso de cambio?
• ¿Cuál será el impacto de implantar un ERP?
• ¿Cómo reducir el impacto negativo?

El contar con una herramienta que conecte todas las áreas de información de una empresa es un valor que permitirá que se tenga éxito en el entorno actual que viven las organizaciones, aunque se debe tener especial cuidado con el factor humano, porque el cambio que genera la implantación de este tipo de tecnologías en cualquier empresa es muy importante ya que cambia la estructura organizacional, afecta la cultura y principalmente cambia el rol individual de los miembros.

Un sistema ERP debe personalizarse para ajustarse al máximo posible a las necesidades de cada uno de los departamentos.

El éxito en la implantación de tecnología ERP es responsabilidad de toda la empresa. Es indispensable fomentar el trabajo en equipo, debido a que desde la puesta en funcionamiento del ERP, los datos ingresados por un usuario serán utilizados por otro de un área completamente diferente. Quien finalmente “alimenta y da fuerza” a cualquier sistema, es el personal que lo usa. Todos los retos y costes intrínsecos a los ERP fuerzan a las empresas a realizar un cambio de cultura.

Este cambio es el más complicado de todos porque pone en evidencia los errores y manejos equivocados (muchas veces causados en honesta ignorancia) del personal. De nada servirá tener un software que permita verificar en tiempo real los inventarios de la compañía si quien debe capturar los movimientos decide hacerlo al final de la semana o cada vez que “tenga tiempo”. Este compromiso que involucra al personal en el proyecto debe darse a través de una función de liderazgo y convencimiento por parte de los directivos y gerentes de la organización y no por imposición, ya que la resistencia al cambio se acrecentaría y es importante que todas las áreas de la empresa alcancen el objetivo al mismo tiempo.

Detrás del ERP, además de la arquitectura y la funcionalidad, ha de haber unos técnicos que conozcan el negocio, personal que sea capaz de entender la problemática de sus clientes. Ésta es una de las diferencias cualitativas más importantes en un ERP.

A pesar de que el ERP es un sistema que permite trabajar la información de una manera integral y con total seguridad, un alto porcentaje de las personas implicadas en una empresa admiten que utilizan la hoja de cálculo para obtener informes fundamentales para su negocio. Incluso, en algún caso, el uso de una hoja de cálculo está presente en casi todas las operaciones de la compañía. Estos hábitos forman parte de una cultura empresarial que, a pesar de las innovaciones tecnológicas, todavía cuesta cambiar en la mayoría de las organizaciones.

La implantación de un ERP requiere complicidad por parte de todas las personas que actúan en la empresa, todos los que tienen relación, unos con otros, en la actividad de la empresa, han de comunicarse para conocer el fin de su trabajo, y como éste se puede mejorar para quien más tarde va a hacer uso del mismo. Para que lo realizado tenga un valor máximo para el cliente interno que lo va a recibir, ha de conocer el destino de su actividad.

Es importante que la organización empresarial quiera entrar en un proceso de documentación, organización y capacitación tal, que le permita conocerse más y aprovechar las oportunidades que pueda presentar el mercado.

Antes de la adquisición hay que saber con bastante detalle lo que se pretende que aporte el ERP. Si no hay una lista formal de objetivos y una definición explícita de los procesos, difícilmente podremos medir el nivel de satisfacción de la implantación.

Algunos factores a considerar para implementar un ERP:

• Se debe definir claramente el objetivo y visión del proyecto de negocio.
• Contar con el equipo adecuado para la implantación de proyecto, así como la persona que tomará el rol de líder del proyecto.
• Capacitación continua no sólo tecnológica.
• Adaptación a los programas existentes (integración del back-office y del front-office).
• Realizar un Plan de trabajo bien definido.
• Tener asesoría de expertos y tomar medidas (hacer benchmark) de empresas que ya cuenten con este tipo de herramientas ya integradas.
• La implantación de este tipo de tecnología requerirá un cambio organizacional y se debe tener muy en cuenta el tipo de cultura de la empresa.
• Dar seguimiento a la implantación.

Factores comunes que conducen el proceso de implementación del ERP:

• Análisis
  • Recursos de la empresa
  • Procesos de negocio
  • Impacto del ERP
  • Contexto externo
• Planificación y diseño
  • Planeamiento del proyecto
  • Cuándo, cómo, quién, qué
  • Prueba, diseño (modelado) y entrenamiento del ERP
• Implementación
  • Implantación
  • Seguimiento
  • Ajuste de detalles
• Pos implementación
  • Mejoras
  • Análisis del proyecto

Para lograr un manejo adecuado de cualquier situación nueva, se les debe proporcionar a las personas el qué, el por qué y el cómo. La educación es el por qué, el quién y el dónde. El entrenamiento es el cómo.

El entrenamiento debe girar en torno a enseñarles a los empleados dónde llenar los campos, qué hacer en las pantallas y en términos generales, cómo funciona la herramienta tecnológica.

Demasiado énfasis en el sistema tecnológico y prácticamente nada en las variables para fomentar su compresión completa y su pleno convencimiento de que el sistema es nuevo, es diferente, es mejor y de que dadas sus características, el buen desempeño humano al hacer uso del mismo o sus errores tendrán un impacto profundo y en ocasiones severo para toda la organización. Una vez más, hay que recordar que el sistema ERP es fundamentalmente integrador, se basa por completo en la interrelación de las variables y en su plena interdependencia.

La estrategia de implementación define los elementos a tener en cuenta durante el proceso, y determina los pasos que se darán para terminar con la puesta en marcha del sistema en condiciones de operatividad, en producción. La idea de estrategia es tratar de avanzar más allá de las metodologías de implementación que con frecuencia proponen los propios proveedores de la aplicación o los consultores que participan del proyecto.

La estrategia de implementación debe ser definida de un modo muy específico en relación con la organización para la que se diseña.

A veces se dice que se comienza con el sistema tal cual está para añadirle luego, de manera gradual, funciones adicionales una vez que las funciones básicas funcionan y lo hacen de manera satisfactoria. Las principales ventajas de esta opción podrían resumirse en:

• Rapidez de implementación y por ende, resultados.
• Éxito político y por ende, respaldo de la organización.
• Reducir la posibilidad de repetir aspectos no deseados de los sistemas heredados.

Otra forma es la implantación sucesiva de módulos aislados, que paulatinamente se vincularán con los sistemas heredados de la empresa hasta el despliegue del sistema completo.

Para poder tener éxito, además del enfoque general y de la programación del conjunto de actividades necesarias para llevar adelante el proyecto, se debe considerar los factores críticos para el éxito o fracaso, junto con la interacción entre ellos y las condiciones o condicionantes del entorno.

Los tres factores principales que determinan si una empresa está lista para utilizar un sistema ERP son:

1. La necesidad de crecimiento, un factor fundamental; saber que la empresa crece, que sus pedidos aumentan, si existen nuevos proveedores, etc.
2. La necesidad de información actualizada.
3. La urgencia de mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de empresas.

Formas de disponer de los medios para un ERP

Existen diversas formas de despliegue según la proporción de medios propios y externos:

1. En servidores propios.
2. Contratando servidores dedicados.
3. Contratando servidores compartidos.
4. Contratando servidores en la nube.
5. Contratar una oferta SaaS (software como servicio)

En el primer caso hay que realizar una inversión en la adquisición de todo el equipamiento e infraestructura, mientras que en los restantes, la inversión en adquisición se va reduciendo a cambio de una tarifa mensual de utilización, hasta eliminarse por completo en el caso de la contratación del software como servicio en el que el proveedor del servicio mantiene las aplicaciones hospedadas en un Data Center, se encarga de la seguridad de la información y dispone el ancho de banda de salida necesario.

En todos los casos podemos tener el control total de la empresa desde cualquier lugar mediante un ordenador o un dispositivo móvil con acceso a Internet. Podemos estar al tanto, minuto a minuto y en cualquier momento del día, de todo lo que está ocurriendo en la empresa, sin importar si se está en otro país o si es fin de semana. Esto significa que la información administrativa y de gestión está disponible en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitiendo tomar mejores decisiones de modo oportuno, aumentando la competitividad y rentabilidad de la empresa. Al estar en línea, el alza de la productividad es una ventaja para las organizaciones empresariales de hoy en día.

Cada vez es más patente la conveniencia de contar con un software de gestión empresarial vía web, pues es sin duda una opción que aporta ventajas como la compatibilidad con dispositivos móviles y el ahorro inicial en términos financieros que significa no tener que invertir en equipamiento e infraestructura como servidores de red privada virtual (VPN), aunque en muchos casos es deseable disponer de lo mejor de ambas tecnologías.

Características diferenciales de los sistemas ERP actuales respecto al software de gestión

Lo que distingue un sistema ERP de cualquier otro software de gestión empresarial que no llega a esta categoría, son las siguientes características principales:

• Ingeniería de procesos o flujos de trabajo. La aplicación permite definir los procesos de negocio de la compañía permitiendo controlar cada aspecto del negocio; pero es un proceso complejo, que puede requerir cambios en la compañía y del que depende el éxito de la implantación de esta herramienta. Cuando es la compañía la que tiene que adaptarse a los procesos definidos en el ERP se hace necesario una reingeniería de procesos.
• Multicompañía.
• Funcionalidad completa e integral.
• Dato único.

La wikipedia española hace alguna referencia en este sentido http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_Recursos_Empresariales

Aplicaciones que complementan el ERP

En la práctica no hay un producto ERP que posea todas las cualidades que son deseables para la empresa. En algunos no se ha desarrollado adecuadamente la flexibilidad de la ingeniería de procesos o flujos de trabajo http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/workflow-de-los-erp...

En la mayoría de los casos la funcionalidad no es completa y para cubrirla habrá que recurrir a otros sistemas, algunos de los cuales han venido desarrollándose más recientemente, lo cual presenta el problema de la integración de los distintos sistemas.

Algunos de estos sistemas que aportan funcionalidades adicionales y que podemos encontrar tanto como sistemas independientes como integrados en los sistemas ERP más recientes:

CRM (Customer Relationship Management) o Gestión de la Relación con los Clientes, es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa ha de conocer las necesidades de los mismos y así poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atención. Por lo tanto, el nombre CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada en los clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta estrategia. Las aplicaciones CRM tienen el objetivo de gestionar todas las formas en que la empresa trata con sus actuales y potenciales clientes. Las funciones encontradas en los paquetes CRM típicos son marketing, ventas, servicio y apoyo al cliente. Integrando la información, al consolidar en un solo sistema a los múltiples canales de comunicaciones entre cliente y empresa.

HCM (Human Capital Management) o Gestión del Capital Humano, ó HRM o Gestión de los Recursos Humanos, es el proceso de gestionar la fuerza de trabajo con la intención de automatizar al máximo el departamento de Recursos Humanos pudiendo llevar un mayor control de nuestros empleados, como el rendimiento, el plan laboral o los incentivos.

SCM (Supply Chain Management) o Administración de la Cadena de Suministro, es el proceso de planear, implementar, y controlar las operaciones de la cadena de suministro tan eficientemente como sea posible. En el contexto de un ERP puede ser muy útil. Por ejemplo, podríamos hacer que cada vez que nuestras existencias de un producto del que nos suministramos hayan disminuido hasta un cierto valor de stock, se marque a stock bajo mínimos y automáticamente mediante SCM se haría una petición de pedido de ese producto al proveedor habitual y en las cantidades habituales para ese producto. O que cuando uno de nuestros proveedores de ese producto disminuyera su precio, nos avisara por si queremos aumentar nuestras existencias para aprovechar la oferta. O que simplemente nos elija el proveedor más beneficioso en función no sólo del producto sino también del trasporte, etc.

PLM (Product Lifecycle Management) o Gestión del Ciclo de Vida del Producto, es un módulo que puede resultar muy útil para empresas manufactureras al automatizar y poner en contacto las personas y documentos relacionados con el desarrollo de un producto en concreto. Intenta controlar todo el proceso, desde la introducción al mercado hasta su lanzamiento y posterior evolución.

En definitiva podemos hablar del ERP como esa guía que vamos documentando y es capaz de llevarnos por el camino más adecuado, desde un origen, “unas materias primas”, hasta una meta, “el servir al cliente un producto o servicio”, de forma que este último quede satisfecho y al mismo tiempo, quien ha seguido esa guía le resulte rentable y sea conocedor de forma consciente de todos los pasos que ha dado desde el inicio hasta el destino de llegada.

Autor: D. Vera · dvera(at)aeserp.com , coachdver(at)civicom.eu

Editor: J. L-C. · javier(at)aeserp.com , info(at)civicom.eu