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Sistemas ERP Libres III: CMS, DMS, Groupware, Wiki

publicado por Javier en Lun, 01/11/2010 - 10:58

Sistemas Libres complementarios al ERP: CMS, DMS, Groupware, Wiki

2010·nov·01, ed. 2011·abr·20 © Javier de Lorenzo-Cáceres

Un ERP incluye MRP, gestión de compras y gestión financiera, y también presupuestaria y analítica. Y puede incluir gestión de proyectos (PM), de recursos humanos (HRM), de relaciones con los clientes (CRM), tiendas TPV, un módulo de gestión documental (DMS) basado en ftp, WebDAV o Wiki, y otras cosas como un portal web para clientes y proveedores.

Por ejemplo Open ERP incluye todo eso, y gracias a desarrolladores como Sharoon Thomas, existen módulos como powermail. De modo que Open ERP casi puede sustituir completamente a un servidor de colaboración Groupware, guardando cierta distancia. Pero Open ERP, como cualquier otro ERP, no está diseñado para desplegar un portal Web o un sitio web corporativo al público donde intentar recibir el mayor número de visitas posible e invitarlos a que se registren y participen, ofrecer una imagen de la compañía, mostrar el catálogo de productos y servicios, o venderlos en una tienda virtual. Open ERP no tiene una tienda virtual, pero gracias de nuevo a Sharoon Thomas, Ana Juaristi y otros consultores y desarrolladores, sí que dispone de conectores con tiendas virtuales como Magento y OsCommerce.

Por tanto, el primero de los complementos de Open ERP o cualquier otro ERP, será un portal que incluya un sistema de gestión de contenidos (CMS, ECM) y una tienda virtual, y que permita una organización adecuada de la información interna de la compañía, al tiempo que despliega su actividad en la zona más visible y transitada de Internet: la web.

CM, DM y Groupware

El objetivo de este pequeño artículo es una lista de sistemas libres de Gestión de Contenidos (CMS, Content Management System), de Gestión Documental (DMS, Document Management System), Groupware o de colaboración de grupos, etc.

Esta lista podría compararse, con la excepción de que aquí sólo me interesa el software libre, con otra de Wikipedia que durante la elaboración de este artículo ha sido "deshabilitada": http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Sistemas_de_gesti%C3%B3n_de_contenidos después de que se produjera la siguiente discusión: http://es.wikipedia.org/wiki/Discusi%C3%B3n:Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_c...

Las siguientes soluciones de sofware libre pueden considerarse como reemplazo libre de otras privativas como Domino, Cognos y otras de IBM, Documaker y otras de Oracle, Sharepoint y Exchange de Microsoft, Documentum (+ eRoom + Bulldog un gestor de activos digitales, Digital Asset Management, DAM) adquiridas por EMC2, Groupwise de Novell, Vignette (+ Intraspect), Interwoven (+ iManage), OpenText, y muchas otras.

Existen servicios SaaS como Google Apps, Zoho, box.net, Collanos, etc. que no son software libre y que, si bien son ofrecidos gratuitamente para uso personal, requieren una cuota para uso empresarial. Además requieren sendos estudios sobre las condiciones legales de los datos, especialmente respecto a la Ley Orgánica de Protección de Datos, LOPD, vigente en España, y también respecto de los usuarios móviles cuando se encuentran fuera de cobertura. Un caso similar es BSCW (Basic Support for Cooperative Work o, también, Be Smart - Cooperate Worlwide) es una herramienta informática de tipo software colaborativo o groupware cuyo objetivo es facilitar el trabajo en grupo mediante el uso únicamente de un navegador web y de una conexión a Internet http://es.wikipedia.org/wiki/BSCW

CM

La gestión de contenidos (CM, Content Management) es un término muy amplio que aborda el problema de la administración de la información no estructurada, contenida en cualquier tipo de soporte/medio. Cuando el medio es la web puede especificarse mediante WCMS (Web Content Management), pero como la web destaca cada día más sobre los otros medios, ambos acrónimos pueden llegar a resultar equivalentes.

CMS también es el acrónimo de Color Management System, Sistema de Gestión del Color, que es algo muy distinto; ver LittleCMS en http://littlecms.com .

Un sistema de gestión de contenido web permite administrar un sitio web cuyo contenido aumenta constantemente, y sobre todo, se actualiza continuamente. En general, la idea y funcionamiento de los sistemas CMS consiste en almacenar el contenido en una base de datos en lugar de archivos HTML individuales a los que tradicionalmente hemos denominado páginas web. La BD permite una mayor funcionalidad, flexibilidad, comodidad y agilidad, al tiempo que una extrema sencillez de uso que permite la creación de contenido web a los usuarios menos expertos: no hace falta ser un "competente digital" ni saber HTML.

El contenido creado mediante un CMS consiste en páginas, artículos, blogs, comentarios, subscripciones, etc., de propósito general. Existen sistemas CMS especializados en contenidos con una orientación concreta como la gestión del conocimiento (KM de Knowledge Management), FAQ, contenido docente (e-Learning), contenido enciclopédico (sistemas Wiki), contenido personal (sistemas que solamente incluyen blogs), etc.

DM

Cuando queremos conservar el formato de archivo original de un documento, por ejemplo una hoja de cálculo, una foto, un vídeo, etc., entonces hablamos de Sistemas de Gestión Documental o DMS (Document Management System), de Sistemas de Gestión de Contenido Empresarial o ECMS (Enterprise Content Management System), o de Sistemas de Gestión de Material Digital o DAM (Digital Asset Management) cuya traducción podría ser soportes digitales, medios digitales o literalmente activos digitales. Para precisar los términos, en el año 2000, la AIIM definió ECM, que desde entonces ha redefinido varias veces, la última a comienzos del 2010, abarcando áreas que tradicionalmente eran cubiertas por la gestión de registros/expedientes o RM (Record Management) y la gestión documental. Desde el punto de vista tecnológico, ECM se puede considerar la evolución de la gestión documental.

El objetivo de la gestión documental ha venido siendo el intentar solucionar el problema interno. Para poner el ejemplo más sencillo, piense en un documento en papel que escaneamos y enviamos por correo; no es difícil imaginar los ficheros y correos, desperdigados por la red, copiados y vueltos a copiar, enviados y reenviados. Si éste es el ejemplo más sencillo, tampoco es difícil imaginar otros casos más complejos como la gestión de expedientes en papel que van pasando por distintos departamentos. En España se hace una media de 14 fotocopias de cada documento.

Hoy en día, los CMS y los DMS convergen, a medida que unos se van ampliando con las funciones del otro, igual que ocurre con muchos otros tipos de sistemas, de modo que ya casi no podemos clasificarlos.

Groupware

Por último, los sistemas Groupware, presentes desde 1984 gracias a Lotus Notes (hoy IBM Domino), permiten compartir y delegar el correo electrónico, contactos (libreta de direcciones y teléfonos), el calendario o agenda (scheduler), la lista de tareas (to-do list) y notas, y recientemente, que los propios de cada usuario se puedan sincronizar con sus dispositivos, fundamentalmente portátil y teléfono móvil. Otras herramientas de colaboración como foros, blogs, wikis, e-learning, chat, etc. no pertenecen a esta categoría, aunque realmente pueden ser muy útiles. En cuanto a la lista de tareas, en un sistema Groupware se entiende como un sistema sencillo, similar a la agenda excepto que los eventos no tienen fecha y hora. Cuando las tareas forman parte de un sistema más complejo, entonces hablamos de Gestión de Proyectos, en los que disponemos de funciones como diagramas de Gantt, supervisión de tareas delegadas, clientes, facturación y contabilidad de las tareas y proyectos, etc.

De nuevo, la incorporación de funciones da lugar a nuevos planteamientos como BIM, Business Information Management o Gestión de la Información de la Empresa, una clase de CRM + Groupware.

El CMS/ECM intenta dar una solución global, tratando el problema como un todo, y así implementa la gestión de los repositorios (sistemas de archivos, bases de datos, data warehouse, document warehouse y otros CMS), búsqueda y filtrado, taxonomías, permisos de acceso ¿quién tiene acceso a qué?, privilegios de acciones ¿quién puede hacer qué?, procesos (workflows, BPM Business Processs Management), colaboración (Groupware, Knowledge Management), gestión de registros (afiliación, expedientes, historiales, archivos), sindicación de contenido, gestión del ciclo de vida de la información (ILM, Information Lifecycle Management), gestión de activos de medios (importante para las empresas, especialmente las editoriales), etc.

CMIS, Content Management Interoperability Services

CMIS, Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos, facilita la interoperabilidad entre un sistema CMS (como eZ Publish, Drupal, etc.) y otro DMS (como Alfresco, Nuxeo, KnowledgeTree, etc.), para obtener una solución integral CMS+DMS como, por ejemplo, una solución LAMP económica y sencilla tal que eZ+KTree u otra más potente como eZ+Nuxeo ó eZ+Alfresco ó Drupal+Alfresco. (ver el proyecto CMIS en wikipedia: the CMIS project, http://en.wikipedia.org/wiki/Content_Management_Interoperability_Services)

Portal

El impulso de Internet está transformando el uso de los portales web de las empresas, que van pasando de un "sistema de salida de información" a convertirse, también y al mismo tiempo, en el sistema de información interno y de relación con sus empleados (B2E), con otras empresas (B2B) y con el gobierno (B2G y G2B). Por tanto, y al menos desde el punto de vista de las aplicaciones, quizás haya que replantearse los conceptos de intranet y extranet, y, aún más, los conceptos de back-office y front-office. El escenario es la nube y el concepto es "borderless", sin fronteras, con un nuevo planteamiento de seguridad. Otro tipo de infraestructura de colaboración son las redes P2P.

Por tanto, la diferencia entre intranet, donde tradicionalmente se han venido alojando los sistemas de gestión financiera y documental, y extranet, donde se despliegan los sistemas de gestión de contenido web al público, se irá diluyendo, hasta que no haya más diferencia que el acceso y la seguridad.

Según Gartner, los sistemas deberían contemplar cinco escenarios distintos:

  • cloud-friendly portals
  • cloud-based portal as a service
  • public-cloud deployable
  • private-cloud internal use
  • private-cloud external use

Dicho de otra forma, los sistemas deben contemplar si entre sus requisitos debe incluirse una nube privada, etc. y la posibilidad y correspondiente solución a que los usuarios móviles tengan que desplazarse a sitios sin cobertura y la empresa no estar dispuesta a usar o afrontar el coste de conexiones como Inmarsat.

De modo que el término portal dejará de interpretarse de la forma que hemos venido entendiendo los distintos tipos de sitios web, para entenderse como el sistema de información global de la compañía, interno y externo. En esta transición será crucial la elección correcta del portal (producto/vendedor concreto), que hoy es más importante que nunca. Normalmente la decisión dependerá de muchos factores, como la funcionalidad, familiaridad, precio, interoperabilidad, usabilidad, impulso entre los clientes y el ecosistema IT en general.

A medida que los portales han ido evolucionando, las funciones básicas como la administración de usuarios, personalización, gestión de contenido e integración, han sido extendidas y mejoradas, añadiéndose nuevas capacidades, como informática social, analítica y gestión de procesos de negocio.

UXP, acrónimo de User eXperience Platform, se refiere al hecho de ofrecer la información y/o servicios a través de distintos medios/canales/dispositivos mediante la integración de la plataforma. Además de los conceptos de portal y UXP, la integración puede, y así ocurre, incluir herramientas y plataformas de desarrollo, capacidades de gestión de contenido, bases de datos y middle-ware, y aplicaciones empresariales.

En un mundo en constante evolución, donde los sistemas ECM ya tienen sucesor en los EIM que combinan ECM y BI, es prudente, especialmente cuando nos enfrentamos a la elección de un sistema concreto, conocer la opinión de los expertos, como la prestigiosa consultora Gartner, que sobre este tema elabora cada año el Cuadrante Mágico de Portales Horizontales. El último de fecha 3 de septiembre de 2010 lo podemos ver en http://www.gartner.com/technology/media-products/reprints/liferay/206214... , pero tenga cuidado al interpretarlo, ya que si no lee el informe completo puede llevarse la falsa impresión de que Microsoft Sharepoint es el mejor, simplemente porque su puntito está situado en una zona privilegiada, y por tanto, no hay más remedio que leer el informe completo.

En la introducción del informe, entre otras cosas, dice lo siguiente:

"El mayor cambio tecnológico gira hacia la web 2.0", "Los portales proveen un único punto de acceso personalizado a información relevante, procesos y personas. Los portales apelan a los líderes empresariales como un medio para mejorar la productividad y colaboración de los empleados, extender las aplicaciones y procesos de negocio a más vastas audiencias, mejorar la reputación y visibilidad de la empresa, engranar y servir a los clientes, y mejorar las relaciones y eficiencia entre los socios de la cadena de valor." , "Más importante que nunca, los portales apelan a los usuarios finales, sobreexcitados con demasiados sistemas en los que entrar y demasiada información."

"En 2015, Gartner espera que al menos el 25% de los nuevos proyectos de portal de empresa de firmas de la Global 2000, usen frameworks de portal horizontal de código abierto." (software libre)

Web 2.0

Como ya habrá deducido, los sistemas CMS le permiten crear su propia red social en torno a su empresa o grupo, lo cual no le inhibe de integrarse también en otras redes sociales. En el siguiente enlace podrá descargar, en pdf, una guía práctica basada en un estudio estadístico a partir de entrevistas a numerosas PYMES de diferentes sectores y tamaños acerca de su uso de las nuevas herramientas, titulado "Web 2.0 y Redes Sociales para PYMES" , realizado en la Universidad de Brighton: "Web 2.0 & Social Media for SMEs".

Listado de sistemas

La siguiente es una lista de algunos de los muchos sistemas CMS y DMS libres, organizados según sus orígenes o núcleo funcional original, porque con el tiempo, muchos de ellos han ido extendiendo su funcionalidad (y seguirán haciéndolo) de modo que si los CMS ahora incluyen DMS, y los DMS ahora incluyen CMS, ahora ambos pueden incluir e-Commerce, CRM, etc. Pero no todos, algunos son más limitados o especializados u orientados a una categoría de contenido.

Al fin y al cabo, la extensión de la funcionalidad es el objetivo de los frameworks y muy frecuente en el software libre dado su carácter abierto, por lo que es normal disponer de muchísimas, miles de extensiones que aumentan la funcionalidad inicial de cada producto. Por ejemplo, la tienda virtual Magento en sólo dos años dispone ya de más de 3.000 extensiones, incluyendo su propio ERP http://www.magentocommerce.com/magento-connect/Maison+du+Logiciel/extens...

CMS, WCMS

Elegir un CMS es una cuestión de muchos factores como el proyecto concreto o las capacidades de la consultora. Las comparaciones no sirven y tampoco las estadísticas, aunque son frecuentes y muy buscadas por los que se inician en este área. No sirven porque todos son válidos, por ejemplo: Naciones Unidas usa Joomla!, La Casa Blanca usa Drupal y el gobierno US usa WebGUI aunque parece que está cambiando a Drupal. Detenernos en comparaciones y estadísticas puede hacernos perder un tiempo que podríamos mejor dedicar a conocer directamente estas herramientas. Por ejemplo, las cifras de Google Trends donde parece haber más gente buscando información sobre Joomla! puesto que las cifras de Wordpress pueden estar contaminadas ya que el mismo Wordpress aloja más de 300.000 blogs por sí mismo: http://www.google.com/trends?q=Drupal%2C+Wordpress%2C+Joomla%2C+Plone . O las cifras de los 10.000 primeros sitios , http://trends.builtwith.com/cms . Por tanto, hay que profundizar un poco http://achieveinternet.com/blogs/drupal-vs-joomla/joomla-vs-drupal-enter...

Dries, el líder de Drupal, hizo sus propias estadísticas que fueron publicadas en el reciente Drupalcon. Sus datos de la cuota de mercado de los primeros 1M sitios son: Drupal 1%, Joomla 1,5% y WordPress 8,5%. El vídeo está en http://www.archive.org/details/Css3TheFutureIsNow , dura 75 minutos y los datos a los que me refiero están alrededor del minuto 35.

CMS escritos en Java

  • Liferay, http://www.liferay.com/, licencia MIT, Java, cualquier servidor de aplicaciones (Tomcat, etc.), cualquier DB. Para DM dispone de su portlet AlFresco. Ejemplos: Cisco, Honda, T·Mobile, China Mobile, Sesame Street, etc.
  • Sun Web Space Server 10 (Sun WSS 10) es el mismo producto open source disponible como Liferay Server pero alojado en el contenedor open source Glassfish Java EE.
  • GlassFish Web Space, (Solaris), https://webspace.dev.java.net/
  • jahia (CMS+DMS), http://www.jahia.org/cms, la edición community tiene licencia GPL, Java, cualquier servidor de aplicaciones (Tomcat 6.x, Weblogic 10.x, Websphere 6.1, JBoss 4.x), cualquier DB (HyperSonic SQL, MySQL, PostgresSQL, Oracle, MS SQL Server).
  • Magnolia (CMS+DMS), http://www.magnolia-cms.com/home.html, licencia GPL, Java, Apache Tomcat o cualquier repositorio de contenido JCR que siga la especificación API JSR-170 como la propia de magnolia basada en Jackrabbit, Jackrabbit de Apache o CRX. Ejemplos: navy.com, etc.
  • Idega (CMS+DMS+jBPM), http://www.idega.org/ , Java Apache Maven
  • OpenCms de Alkacon Software, open source, Java (Tomcat), MySQL
  • jAPS, Java
  • ...

CMS escritos en Python

CMS escritos en PhP

También podemos usar un framework para construir a medida nuestro sistema. Zend es quizás el framework PhP más conocido, Yii es otro framework PhP y Symfony otro.

CMS en otros lenguajes

  • ExponentCMS, antes LAMP, el 1 de abril de 2010 anuncia la migración a Microsoft .NET Framework (ejemplo acysos http://www.acysos.com/)
  • mojoPortal (Based on .NET platform)
  • ...

No todos los CMS usan una base de datos relacional, también hay un buen número de ellos que usan ficheros XML o de otro tipo: http://www.tutorialfeed.org/2009/08/list-of-xml-based-cms-for-web.html http://www.narga.net/10-simple-and-lightweight-but-powerful-and-free-cms... , SkyBlueCanvas y CMS Made Simple ( http://www.cmsmadesimple.org/ ) parecen interesantes.

Precisamente las bases de datos No-SQL han tenido su mayor auge a raíz de las aplicaciones Web. Las más importantes en este sentido son MongoDB y Apache CouchDB.

Otros CMS minimalistas son GetSimple ( http://get-simple.info/ ) , PixieCMS (bueno pero un poco anticuado) , FroggCMS , Concrete5 , LightnEasy , PLUXML, Digitalus (basado en grid960 + jquery + zend framework) , etc.

Menos interesantes son DirectNews , PhpSimple , Squiz CMS ( http://cms.squizsuite.net/ )

CMS docente (e-Learning)

VLE (Virtual Learning Environment, Entorno de Aprendizaje Virtual) ó LMS (Learning Management System, Sistema de Gestión de Aprendizaje).

  • Moodle (compite con la plataforma propietaria Fronter de la multinacional de comunicación Pearson, editora líder en contenido digital y material educativo)
  • Dokeos, LAMP, bifuracción de Claroline a finales de 2003.
  • aLF, GPL, desarrollado para la UNED por CiNDETEC Innova http://www.innova.uned.es/
  • University ERP System, (vertical para universidades), (parece dormido). El código fuente es una combinación de Java, Velocity, OfBiz basado en el framework Mecca -the Simple/Stupid FW. http://sourceforge.net/projects/university/ , http://www.red1.org/university/
  • CCE Interact LMS, diseñado por el neozelandés Glen Davies bajo los presupuestos del construccionismo social y el trabajo cooperativo.
  • Otros: Fle3, Ilias, Manhattan Virtual Classroom, TelEduc, WhiteBoard, Spotter.
  • ...

CMS para médicos (historias, recetas, minutas, etc.)

Alternativas a / reemplazos de Medical Manager, Health Pro, Misys, etc.

Otras listas de CMS

DMS, RMS, ECM, DAM

  • éponyme (DMS+RM+ pequeño CMS) de la compañía open source Alfresco, fundada por John Newton co-fundador de Documentum ( http://www.emc.com ) y John Powell, ex-director de operaciones de Business Object. http://www.alfresco.com/products/dm/ , Java (Tomcat, JBoss), MySQL. Incluye una API compatible con Sharepoint. Tutorial de instalación en Ubuntu Server 10.04 (funciona directo: copiar y pegar): http://bit.ly/aaVncE . Ejemplo como CMS: www.sky.it , http://attuneinfocom.com/alfresco.html

    «Hemos estado relacionados con el software empresarial durante mucho tiempo y hemos podido ver muchos modelos de negocio. El único que vemos que perdura es el basado en el open source (código abierto), que no requiere grandes esfuerzos comerciales ni sistemas de distribución para convencer a los clientes.»

  • Nuxeo (DMS+CMS), nuxeo.com, Java (JBoss), Apache
  • eXo, (DMS+CMS), Java
  • KnowledgeTree (DMS con un flojo cms), http://www.knowledgetree.com/features/checklist, LAMP ¿slow?
  • freedom (ECM), http://www.anakeen.com/en/freedom-toolbox, licencia AGPL, PhP
  • KPublisher (pequeño KMS)
  • Phraseanet (DAM, Digital Asset Management o gestión de material digital como fotos vídeos, etc.), www.phraseanet.com (ver también www.alchemy.fr info(at)alchemy.fr para demo). licencia GPL3 desde marzo 2010 (antes privativo 7.500 €/licencia)
  • LogicalDOC
  • Grails (plataforma de aplicaciones web), Java, desarrollo Agile construído sobre Spring Framework y basado en Groovy
  • OpenDocMan (DMS ISO17025 y OIE), PhP
  • OpenKM (Knowledge Management)
  • ...

DMS como extensión de un CMS

Groupware

Groupware escritos en C

Groupware escritos en Java

Groupware escritos en Python

Groupware escritos en PhP

Otras listas de sistemas Groupware

Sistemas Wiki

  • Wikimedia
  • Wakka, PhP
  • Wacko, PhP, bifurcación de Wakka y me gusta más.
  • Wikka, PhP, http://wikkawiki.org/HomePage , bifurcación de Wacko, me parece un poco peor que Wacko. Ejemplo: weberp.org
  • tikiwiki (Wiki + CMS + Groupware)
  • FosWiki, Perl, Apache
  • ...

Foros

Otras listas de Foros

Por clasificar

Taxonomía: